Jag är säker på att den här frasen har använts mer än Lao Tzu någonsin skulle ha föreställt sig, men det är en som resonerar med oss när vi talar till kunder om att genomföra ett projektportföljverktyg för att stödja och lyfta upp deras projektledningspraxis. Vi demonstrerar Zeno.pm mycket och nästan alltid få positiv feedback-vilket är naturligtvis bra!, Vad vi tycker är att även om många potentiella kunder ser hur ” bra ” kan se ut, kämpar de för att se hur de kan komma dit med tanke på hur mycket organisatorisk förändring över människor, processer och teknik som kan krävas.
i denna serie av bloggar, jag ska dela våra tankar om hur man reser denna resa. Jag ska diskutera ett antal av de överväganden som bör arbetas igenom i olika skeden och dra nytta av några erfarenheter från project life före och efter Zeno.pm. – herr talman!,
låt oss börja med några grundläggande ingångar i investeringen som ska göras.
1. Varför gör vi det här?
på grund av omfattningen av förändring som är inblandad måste du vara mycket tydlig på varför du vill göra denna resa. Behöver du en enda referenspunkt för alla projekt-och programdata? Har du ett system nu men uppgradering är det inte möjligt / för komplicerat / för dyrt? Eller behöver du bara vara mer smidig, för alla andra är det?”…Oavsett orsaken, som alla investeringar, är det lätt att komma in och svårare att veta när man ska justera och/eller komma ut., Se till att det är tydligt eftersom detta kommer att ligga till grund för genomförandestrategin och den pågående användningen.
2. Vem kommer att konsumera dessa data och vad behöver de göra med det?
återigen en ganska grundläggande fråga att ställa, den gamla intressent analysdelen, men ändå, fortfarande avgörande för ditt genomförande. Rapportering för rapporteringens skull är
ineffektiv men rätt rapporter, med kvalitetsdata, standardiserade layouter och nyckeltal/åtgärder som används konsekvent över PPM-världen, hjälper intressenterna att fatta beslut snabbt och effektivt., Nedströms system, 3: e parts rapportering och analysverktyg kan också konsumera kärndata PPM så tänk på dessa också.
3. Vilken struktur är meningsfull för oss över vårt projekt, program och portföljlandskap?
vad är ett projekt? Hur delar vi ut (eller inkluderar) verksamhet som vanligt aktivitet? Den här är utmanande och många konsulttimmar kan faktiskt spenderas på olika definitioner, modeller och styrningsöverlagringar. Vi brukar rekommendera att fokusera på att försöka identifiera all verksamhet snarare än vad någon har kallat ett ”projekt”., Bättre att ha bred synlighet av ansträngning och kostnad genom att kasta nätet mer allmänt än potentiellt saknade saker. Under upptäckten, leta efter alla betydande förändringsaktiviteter. Försök att använda några grunder för att testa dessa: överenskommet startdatum, slutdatum, definierade resultat / resultat, godkända budgetar etc. Sortera data och om du har en, arbeta med din exec / sponsor för att komma överens ”listan”., Spendera tid på projekt / program / portfölj relationer rätt i början kan spara en hel del omarbetningar och potentiellt mis-information senare, särskilt om du tittar på data som kommer att aggregeras upp till program och portföljer för analys och rapportering.
4. Vad är din organisation egentligen i branschen att göra?
Projekt och program är kontrollmekanismer för genomförande av förändringar. Se till att du spenderar tid på att arbeta med affärsenheten reps/ledare för att se till att deras krav ingår., Verkar uppenbart, men vi ser ofta PMOs skapa från ”inside out”, Driver rapportering och prestationsåtgärder som är meningsfulla i projektteori land, men kanske inte är optimala för företagsledare att fatta de beslut de behöver. Du behöver dessa människor, så tidigt buy – in till genomförandet är avgörande för att säkerställa stöd under utrullningen och pågående körning/optimering.
5. Var är projektdata nu och vilket tillstånd är det i?
vilka system, verktyg, applikationer och människors huvuden används för att slutföra periodisk projektrapportering och resultatanalys?, Att spendera lite tid på detta tidigt hjälper till att identifiera ”nuggets” av mogna, relevanta data och potentiellt process/kapacitet som kan återanvändas och till och med upplyftas/förökas. Hantera projekt handlar om att hantera en rad variabler; hur de förändras över tiden och minska/förstärka i kombination med andra. Leta efter dessa källor och se till att de överensstämmer med de nyckelvariabler du vill börja spåra konsekvent som en del av din PPM-implementering., Projekttyp och metodik kommer att informera detta, men enligt vår mening bör det finnas åtminstone något som leveransresultat (värde, milstolpar, resultat), tidsbaserad prestanda (schema vidhäftning, sprint progression) och finansiella resultat.
6. Vem kommer att använda systemet och vad kommer de att göra?
liknar nummer 2, men annorlunda eftersom vi nu tänker på de personer som skapar data som kommer att rapporteras och användas för att informera beslutsfattare. Lätt att helt enkelt säga att det är projekt – / programchefer, PMO-Personal och analytiker, men begränsa det inte till detta., Ditt PPM-verktyg bör dra insatser från små och medelstora företag, företagsledare, projektgemenskapen och någon däremellan. Helst försöka ha ägare av objekt som ansvarar för projektdata i samband med dem. Till exempel, medan PM Kan uppdatera status, milstolpar, sprint framsteg etc, låt riskägare uppdatera de risker och åtgärder som tilldelats dem.
7. Vilka är de rätta (realistiska) målen och hur vet du när du är där?
det är viktigt att vara realistisk när det gäller att mäta framsteg och detta bör också kopplas till din investeringsplan., Det kan vara otroligt svårt att samla in all projektinformation eftersom den ofta finns i silor och affärsenhetsspecifika informationsaffärer. Till exempel, om ett nyckelresultat är en enda källa till sanning för all projektaktivitet, kan det första målet vara en huvudlista över alla projekt, definierade start – /slutdatum, en PM och en företagsägare. Det är fantastiskt hur svårt det kan vara att få även detta. Den andra kan associera en budget till dessa projekt. Den tredje; risker och problem. Och så vidare., Kom ihåg att detta i slutändan handlar om att bygga en projektportfölj, där data fullständighet, kvalitet, konsekvens och förståelse av det ömsesidiga beroendet mellan projekt, kommer att hjälpa beslutsfattare att se den större bilden.
Jag har ingen tvekan om att du har övervägt ovanstående i varierande grad, men dessa 7 ingångar har varit en konstant i inledningsfasen av vår implementation playbook och vi finner att arbeta igenom dem ökar chanserna för ett framgångsrikt första steg i resan på 1000 miles.,
för att ta reda på mer eller utöka diskussionen, kontakta mig direkt på [email protected].