att veta hur man skriver ett projekt scope document är en kritisk färdighet för projektledare. Ett projekt omfattning dokument kan vara skillnaden mellan ett framgångsrikt projekt och en som dras ner av omfattning krypa.
Scope creep är när projektets krav långsamt expanderar under hela projektet, medan schemat och budgeten inte ändras för att återspegla denna tillväxt. Enligt en undersökning utförd av PMI (Project Management Institute) upplever över hälften av alla projekt scope creep.,
utan ett projektomfattningsdokument är det svårt att säkerställa att projektets omfattning inte ballonger, vilket medför ökade kostnader och risken för missade tidsfrister. Läs vidare för att upptäcka hur man skriver ett projekt omfattning dokument som korrekt kommer att definiera ditt projekt omfattning och skydda mot överväldigande kryp.
Vad är ett projektomfattningsdokument?
projektets omfattning beskriver allt arbete som krävs för att leverera ett projekt. Den innehåller funktionerna och funktionerna i den slutliga leveransen, liksom alla faktorer som definierar projektets framgång.,
dokumentet om projektets omfattning, som ofta kallas en arbetsförklaring (SOW), registrerar alla dessa funktioner, funktioner och krav som intressenterna förväntar sig av projektet. Det är den del av projektplanen som beskriver vad arbete måste göras för projektet.
om något inte är definierat i dokumentet om projektets omfattning anses det inte omfattas. Till exempel, om det finns en ny funktion som du vill lägga till, men det är inte i arbetsdokumentets omfattning, så är det utom räckvidd och att tacka på det som ett krav skulle resultera i scope creep.,
Varför behöver du ett projektomfattningsdokument?
ett viktigt steg i omfattning hantering är skapandet av projektet omfattning dokument. Det fungerar som ett register över vad som överenskommits, så det finns ingen förvirring i hela projektet. Utan denna post måste människor lita på sina minnen för att komma ihåg vad som överenskommits.
ett projektomfattningsdokument hjälper till att skydda ditt team från över – eller underleveranser. Utan en, nyckelfunktioner kan förbises eller utelämnas från projektet. Kunden kan också be om ytterligare funktioner., Utan ett projekt omfattning dokument, du och ditt team kommer att sakna dokumentation för att stödja det faktum att vad de ber om är utom räckvidd och kommer att kräva mer tid och pengar att införliva.
i slutändan hjälper ett projektomfattningsdokument till att säkerställa att alla är på samma sida om vad som kommer och inte kommer att levereras som en del av projektet.
vem skriver ett projektomfattningsdokument?
projektledaren är i allmänhet ansvarig för att skriva dokumentet om projektets omfattning., Detta dokument kräver input från kunden och alla större intressenter, inklusive slutanvändare, projekt sponsorer, ämnesexperter och andra.
eftersom dokumentet kräver att sammanföra behov, önskemål och synpunkter från flera olika grupper, är projektledaren i bästa läge för att uppnå det.
hur man skriver ett arbetsdokument
här är tre steg för hur man skriver ett projektomfattningsdokument:
Steg 1: Skapa din mall
flera standardelement ska inkluderas i alla arbetsdokument., Genom att skapa en standardmall sparar du tid samtidigt som dina dokument alltid är konsekventa och ingenting saknas.
här är de nyckelsektioner som du bör inkludera i din mall:
- business case: detta är orsaken till projektet och innehåller de slutmål du hoppas uppnå.
- projektresultat: en beskrivning av alla resultat som kommer att tillhandahållas kunden.
- acceptanskriterier: det här är en lista över kriterier som produkterna måste uppfylla för att kunden ska kunna acceptera dem.,
- begränsningar: begränsningar är begränsningar för projektet, till exempel brist på tid eller pengar. Om du måste använda en viss process eller följa uppsatta riktlinjer kan det vara begränsningar.
- antaganden: ofta, i början av ett projekt, finns det fortfarande många okända. Allt du måste gissa på bör anges här som ett antagande.
- undantag: det här avsnittet täcker allt du vill klargöra är utom räckvidd och kommer inte att inkluderas i projektet.,
- Avtal: så det är ingen fråga om huruvida dina viktiga intressenter gick med på omfattningen, du borde få dem att granska och underteckna dokumentet.
steg 2: Samla ditt team
ditt arbetsdokument ska aldrig slutföras isolerat. När du har din mall är det dags att samla ditt projektteam, ämnesexperter och andra intressenter för att brainstorma krav.
försök att inkludera så mycket detaljer som möjligt. Du vill inte att några uttalanden ska vara vaga, eller människor kan tolka dem annorlunda., Undvik att använda jargong och termer som läsarna kanske inte förstår. Om flera intressenter har motstridiga förfrågningar är det viktigt att hitta en lämplig kompromiss och dokumentera den, så det är ingen fråga senare.
steg 3: Slutför dokumentet
När du har skapat dokumentet är det dags att skicka det till din kund för den slutliga avskrivningen. Detta bör ske innan du slutför din projektplan och börja utföra projektet. Annars kan ditt team börja arbeta bara för att upptäcka ett krav är fel, och de måste börja om.,
när dokumentet är signerat, se till att du lagrar det någonstans säkert och lättillgängligt om omfattning relaterade frågor kommer upp under hela projektet.
skapa det perfekta projektet omfattning dokumentet med Wrike
Wrike projektledning programvara kan hjälpa dig att skapa den perfekta projektet omfattning dokument varje gång. Du kan skapa och lagra din mall och avslutade omfattning dokument direkt i programvaran. När du skapar ditt nya arbetsdokument kan gruppmedlemmar lämna kommentarer och ge förslag i Wrike., Dessutom kan du använda Wrike bevis för att skicka utkastet dokument till din kund för granskning och godkännande. Registrera dig nu för vår gratis 14-dagars testversion och upptäck hur Wrike hjälper till att förbättra dina projekt!