saber como escrever um documento de âmbito do projecto é uma habilidade crítica para os gestores do projecto. Um documento de escopo do projeto pode ser a diferença entre um projeto bem sucedido e um que é arrastado para baixo pelo escopo creep.
escopo creep é quando as necessidades do seu projeto se expandem lentamente ao longo do projeto, enquanto a programação e o orçamento não mudam para refletir esse crescimento. De acordo com um inquérito realizado pelo PMI (Project Management Institute), mais de metade de todos os projectos apresentam um aumento do seu alcance.,
sem um documento de âmbito do projeto, é desafiador garantir que o escopo do seu projeto não aumenta, causando o aumento das despesas e o risco de prazos falhados. Leia para descobrir como escrever um documento escopo do projeto que irá definir corretamente o seu escopo do projeto e proteger contra o creep esmagador.
o que é um documento de âmbito do projecto?
o âmbito do projecto define todo o trabalho necessário para a realização de um projecto. Ele inclui as funções e características da entrega final, bem como quaisquer fatores que definem o sucesso do projeto.,
o documento de âmbito do projecto, muitas vezes chamado de declaração de trabalho (SOW), regista todas estas características, funções e requisitos que as partes interessadas esperam do projecto. É a parte do plano do projeto que descreve o trabalho que deve ser feito para o projeto.
Se algo não está definido no documento de âmbito do projeto, então ele é considerado fora do escopo. Por exemplo, se há um novo recurso que você quer adicionar, mas não está no escopo do documento de trabalho, então ele está fora de escopo, e encaixá-lo como um requisito resultaria em escopo creep.,
para que precisa de um documento de âmbito do projecto?
uma etapa chave na gestão de escopo é a criação do documento de escopo do projeto. Funciona como um registro do que foi acordado, de modo que não há confusão ao longo do projeto. Sem este registo, as pessoas têm de confiar nas suas memórias para se lembrarem do que foi acordado.
um documento de âmbito do projecto ajuda a proteger a sua equipa do excesso ou do subdesenvolvimento. Sem uma, as funções-chave poderiam ser ignoradas ou omitidas do projeto. O cliente também pode pedir recursos adicionais., Sem um projeto scope document, você e sua equipe não terão a documentação para apoiar o fato de que o que eles estão pedindo está fora de escopo e vai exigir mais tempo e dinheiro para incorporar.
em última análise, um documento de âmbito do projeto ajuda a garantir que todos estão na mesma página sobre o que vai e não vai ser entregue como parte do projeto.
quem escreve um documento de âmbito do projecto?
o Gestor de projecto é geralmente responsável pela redacção do documento de âmbito do projecto., Este documento requer a participação do cliente e de todas as partes interessadas, incluindo usuários finais, patrocinadores de projetos, especialistas em assuntos, entre outros.
Uma vez que o documento requer reunir as necessidades, desejos e visões de vários grupos diversos, o Gestor de projeto está na melhor posição para realizá-lo.
como escrever um scope of work document
Aqui estão três passos para como escrever um projeto scope document:
Step 1: Criar o seu modelo
vários elementos padrão devem ser incluídos em cada scope of work document., Ao criar um modelo padrão, você vai economizar tempo, garantindo que seus documentos são sempre consistentes, e nada é perdido.
Aqui estão as secções-chave que deverá incluir no seu modelo:
- Business case: esta é a razão para o projecto e inclui os objectivos finais que espera alcançar.prestações do projecto: uma descrição de todas as prestações que serão fornecidas ao cliente.critérios de aceitação: esta é uma lista de critérios que os produtos devem satisfazer para que o cliente os aceite., restrições: restrições são limitações ao projeto, como a falta de tempo ou dinheiro. Se você é obrigado a usar um determinado processo ou seguir diretrizes definidas, estas podem ser restrições. suposições: muitas vezes, no início de um projeto, ainda há muitas incógnitas. Qualquer coisa que você tenha que adivinhar deve ser dito aqui como uma suposição.
- exclusões: esta secção abrange tudo o que quiser clarificar está fora do âmbito de aplicação e não será incluído no projecto., acordo
- : por isso, não há dúvida se os seus principais interessados concordaram com o âmbito, você deve fazê-los rever e assinar o documento.
Passo 2: Reúna a sua equipa
o seu âmbito do documento de trabalho nunca deve ser completado isoladamente. Uma vez que você tem o seu modelo, é hora de reunir a sua equipe de projeto, especialistas em matéria de assunto, e outros stakeholders para os requisitos de brainstorm.
tente incluir o máximo de detalhes possível. Você não quer que nenhuma declaração seja vaga, ou as pessoas podem interpretá-las de forma diferente., Evite usar jargões e termos que os leitores podem não entender. Se várias partes interessadas têm pedidos conflitantes, é importante encontrar um compromisso adequado e documentá-lo, para que não haja dúvidas mais tarde.
Passo 3: finalizar o documento
Uma vez que você criou o seu documento, é hora de enviá-lo para o seu cliente para a assinatura final. Isto deve acontecer antes de você completar o seu plano de projeto e começar a executar o projeto. Caso contrário, sua equipe pode começar a trabalhar apenas para descobrir que um requisito está errado, e eles precisam começar de novo.,
Uma vez que o documento esteja assinado, certifique-se de que o armazena em algum lugar seguro e facilmente acessível no caso de questões relacionadas com o escopo surgirem ao longo do projeto.
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o software de gestão de Projecto do Wrike pode ajudá-lo a criar o documento de âmbito de projecto perfeito de cada vez. Você pode criar e armazenar seu modelo e documentos scope completados diretamente no software. À medida que você cria seu novo escopo de documento de trabalho, os membros da equipe podem deixar comentários e fazer sugestões em Wrike., Além disso, você pode usar Wrike Proof para enviar o projeto de documento para o seu cliente para revisão e aprovação. Inscreva-se agora para o nosso teste gratuito de 14 dias e descubra como Wrike ajuda a melhorar seus projetos!