Wat is een offerteaanvraag (RFQ)? En wat is het verschil tussen RFQ vs. RFP (request for proposal) en RFI (request for information)? In dit artikel leggen we deze voorwaarden uit, die verwijzen naar documenten die zijn uitgegeven in verschillende stadia van het inkoopproces in de bedrijfsprojecten van installaties.
RFQ betekent
De term RFQ staat voor “offerteaanvraag”., Een RFQ is een aanbestedingsdocument uitgegeven door de inkoopafdeling en verzonden naar erkende leveranciers om concurrerende offertes te verzamelen en een contract te gunnen op concurrerende voorwaarden (inkooporder). RFQ ‘ s worden uitgegeven tijdens de uitvoering van een plant project en worden ondersteund door concrete inkoopbehoeften.
RFQ VS RFP en RFI
RFP en RFI betekenen respectievelijk verzoek om voorstel en verzoek om informatie., Dit zijn aanbestedingsdocumenten die in het algemeen worden afgegeven in de vroege stadia van de aanbesteding van projecten en vóór de daadwerkelijke RFQ ‘s:
- een verzoek om informatie (RFI) wordt gebruikt om leveranciers te screenen (bijwerken van goedgekeurde leverancierslijsten, toevoegen van tweede-bronleveranciers, productportfolio’ s in kaart brengen, enz.).
- een verzoek of voorstel (RFP) wordt naar leveranciers gestuurd wanneer de aanbestedingsafdeling de technische en commerciële aspecten van een komende aankoop moet verduidelijken, om voorstellen van verschillende verkopers te verzamelen.,
andere soorten documenten die door EPC-contractanten en aanbestedingsafdelingen van eindgebruikers worden gebruikt, zijn de zogenaamde “RFT” (wat “aanvraag tot inschrijving” betekent) en ROI (“registratie voor rente”), zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:
RFQ-proces
zoals vermeld, is een RFQ een aanbestedingsdocument. RFQ ‘ s beschrijven de vereiste producten en diensten precies, hun technische specificaties, hoeveelheid, materialen en attributen., RFQ ‘ s moeten de precieze omvang van de levering verduidelijken en een technische en commerciële afstemming van inkomende offertes in de gunningsfase vergemakkelijken. In sommige landen worden RFQ ‘ s aangeduid als “IFB” (d.w.z. “uitnodiging om te bieden”) of “ITB” (uitnodiging om te bieden).
nadat een RFQ aan leveranciers is overhandigd en een voldoende aantal voorstellen is verzameld, tabelleren de engineering-en de inkoopafdelingen de binnenkomende biedingen technisch en commercieel om de biedingen van leveranciers te rangschikken.,
een reeks technische en commerciële vragen (TQ, CQ) kan vervolgens worden uitgewisseld tussen de tegenhangers van de koper (afdeling engineering en inkoop) en verkopers, om over de deal te onderhandelen en tot een definitief aankoopbesluit te komen.
natuurlijk vindt voor kleinere aankopen een flexibeler en sneller evaluatieproces plaats.,
RFQ-sjabloon
een RFQ moet de volgende gegevens bevatten:
- koper, adres, telefoon en e-mail
- lijst van de te kopen goederen, met inbegrip van hoeveelheden en maateenheid
- sluitingsdatum (de uiterste datum voor leveranciers om voorstellen in te dienen)
- gevraagde leverings datum
- gevraagde leveringsplaats
- technische specificaties, leidingsklassen; formaten, enz.).
waarom worden RFQs gebruikt?,
RFQ ‘ s worden gebruikt om producten en diensten aan te schaffen die niet kunnen worden gekocht op basis van prijslijsten of voorlopige contractuele overeenkomsten.
in dergelijke gevallen zijn kopers immers gedwongen om concurrerende biedingen van leveranciers te krijgen om inkooporders te gunnen (wat per geval gebeurt).,
In andere termen, rfq ‘ s nodig zijn voor de producten en diensten die variabele commerciële voorwaarden (prijs, levertijd, betalingsvoorwaarden, etc) of intransparent prijzen, zoals:
- producten vervaardigd met behulp van grondstoffen met fluctuerende marktprijzen (voorbeeld: onedele metalen, zoals nikkel, chroom, moly, enz.)
- producten die verkrijgbaar zijn in verschillende configuraties
- producten waarvan de prijzen variëren afhankelijk van de bestelde hoeveelheid
Al deze zaken zijn typisch voor metalen producten en de meeste leidingen – met zeldzame uitzonderingen.