weten hoe een project scope document te schrijven is een cruciale vaardigheid voor projectmanagers. Een project scope document kan het verschil zijn tussen een succesvol project en een project dat naar beneden wordt gesleept door scope creep.
Scope creep is wanneer de vereisten van uw project langzaam toenemen gedurende het hele project, terwijl het schema en budget niet veranderen om deze groei weer te geven. Volgens een enquête uitgevoerd door PMI (Project Management Institute), meer dan de helft van alle projecten ervaring scope kruipen.,
zonder een project scope document, is het een uitdaging om ervoor te zorgen dat uw project scope niet ballon, waardoor hogere kosten en het risico van gemiste deadlines. Lees verder om te ontdekken hoe je een project scope document dat goed zal definiëren uw project scope schrijven en beschermen tegen overweldigende creep.
Wat is een project scope document?
de projectomvang schetst al het werk dat nodig is om een project uit te voeren. Het bevat de functies en kenmerken van de uiteindelijke deliverable, evenals alle factoren die het succes van het project te definiëren.,
het project scope document, vaak een statement of work (SOW) genoemd, registreert al deze functies, functies en vereisten die stakeholders van het project verwachten. Het is het deel van het projectplan dat schetst wat er moet worden gedaan voor het project.
als iets niet gedefinieerd is in het project scope document, dan wordt het buiten scope beschouwd. Bijvoorbeeld, als er een nieuwe functie die u wilt toevoegen, maar het is niet in het bereik van het werkdocument, dan is het buiten het bereik, en tacking het op als een vereiste zou resulteren in scope kruipen.,
Waarom hebt u een document met projectomvang nodig?
een belangrijke stap in scope management is het maken van het project scope document. Het fungeert als een verslag van Wat is overeengekomen, dus er is geen verwarring gedurende het hele project. Zonder dit record moeten mensen vertrouwen op hun herinneringen om zich te herinneren wat afgesproken was.
een project scope document helpt uw team te beschermen tegen over – of onderlevering. Zonder een, belangrijke functies kunnen worden over het hoofd gezien of weggelaten uit het project. De klant kan ook vragen om extra functies., Zonder een project scope document, zullen u en uw team de documentatie missen om het feit te ondersteunen dat wat ze vragen buiten scope is en zal meer tijd en geld nodig hebben om te integreren.
uiteindelijk helpt een project scope document ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat over wat wel en niet als onderdeel van het project zal worden geleverd.
Wie schrijft een project scope document?
de projectmanager is over het algemeen verantwoordelijk voor het schrijven van het projectscope document., Dit document vereist input van de klant en alle belangrijke stakeholders, waaronder eindgebruikers, projectsponsors, vakexperts en anderen.
aangezien het document vereist dat de behoeften, wensen en standpunten van meerdere verschillende groepen worden samengebracht, is de projectmanager in de beste positie om dit te bereiken.
Hoe schrijf je een scope of work document
Hier zijn drie stappen voor het schrijven van een project scope document:
Stap 1: Maak je sjabloon
verschillende standaard elementen moeten worden opgenomen in elk scope of work document., Door een standaardsjabloon te maken, bespaart u uzelf tijd en zorgt u ervoor dat uw documenten altijd consistent zijn en niets wordt gemist.
Hier zijn de belangrijkste secties die u in uw sjabloon moet opnemen:
- Business case: Dit is de reden voor het project en bevat de einddoelen die u hoopt te bereiken.
- project deliverables: een beschrijving van alle deliverable(s) die aan de klant zullen worden verstrekt.
- acceptatiecriteria: Dit is een lijst van criteria waaraan de te leveren producten moeten voldoen voordat de klant ze kan accepteren.,
- beperkingen: beperkingen zijn beperkingen op het project, zoals een gebrek aan tijd of geld. Als u een bepaald proces moet gebruiken of bepaalde richtlijnen moet volgen, kunnen dit beperkingen zijn.
- aannames: vaak zijn er aan het begin van een project nog veel onduidelijkheden. Alles wat je moet raden moet hier worden vermeld als een aanname. uitsluitingen
- : deze sectie behandelt alles wat u wilt verduidelijken, valt buiten het bereik en zal niet worden opgenomen in het project.,
- Overeenkomst: er is dus geen twijfel of uw belangrijkste stakeholders akkoord gingen met de scope, u moet hen het document laten controleren en ondertekenen.
Stap 2: Verzamel uw team
uw werkgebied moet nooit afzonderlijk worden ingevuld. Zodra u uw sjabloon hebt, is het tijd om uw projectteam, experts op het gebied van onderwerpen en andere belanghebbenden samen te brengen om te brainstormen over vereisten.
probeer zoveel mogelijk details op te nemen. Je wilt niet dat uitspraken vaag zijn, of mensen kunnen ze anders interpreteren., Vermijd het gebruik van jargon en termen die lezers misschien niet begrijpen. Als meerdere stakeholders tegenstrijdige verzoeken hebben, is het belangrijk om een passend compromis te vinden en te documenteren, zodat er later geen twijfel meer is.
Stap 3: finaliseer het document
zodra u uw document hebt aangemaakt, is het tijd om het naar uw klant te sturen voor de definitieve afmelding. Dit moet gebeuren voordat u uw projectplan voltooit en het project begint uit te voeren. Anders, uw team zou kunnen beginnen met werken alleen om te ontdekken dat een vereiste verkeerd is, en ze moeten opnieuw beginnen.,
zodra het document is ondertekend, zorg er dan voor dat u het op een veilige en gemakkelijk toegankelijke plaats opslaat voor het geval er door het hele project scope-gerelateerde vragen opduiken.
Maak het perfecte projectscope document met Wrike
Wrike ‘ s project management software kan u helpen om elke keer het perfecte projectscope document te maken. U kunt uw sjabloon en voltooide scope-documenten rechtstreeks in de software maken en opslaan. Als u uw nieuwe scope van het werkdocument te creëren, kunnen teamleden opmerkingen achterlaten en suggesties in Wrike., Bovendien kunt u Wrike Proof gebruiken om het conceptdocument naar uw klant te sturen voor beoordeling en goedkeuring. Schrijf u nu in voor onze gratis proefperiode van 14 dagen en ontdek hoe Wrike uw projecten helpt verbeteren!