Ik weet zeker dat deze zin meer is gebruikt dan Lao Tzu ooit zou hebben gedacht, maar het is er een die bij ons resoneert als we met klanten spreken over het implementeren van een projectportfolio tool om hun project management praktijken te ondersteunen en te verbeteren. We demonstreren Zeno.pm veel en bijna altijd positieve feedback – dat is natuurlijk geweldig!, Wat we wel zien is dat hoewel veel potentiële klanten zien hoe ‘geweldig’ eruit zou kunnen zien, ze moeite hebben om te zien hoe ze daar kunnen komen gezien de hoeveelheid organisatorische verandering tussen mensen, processen en technologie die nodig zou kunnen zijn.
in deze serie van blogs, zal ik onze gedachten over hoe deze reis te reizen delen. Ik zal een aantal van de overwegingen die moeten worden gewerkt door middel van verschillende fasen te bespreken en gebruik maken van een aantal ervaringen opgedaan met project life pre en post Zeno.pm.,
laten we beginnen met enkele fundamentele input in de investering die op het punt staat te worden gedaan.
1. Waarom doen we dit?
vanwege de omvang van de veranderingen die ermee gepaard gaan, moet u heel duidelijk zijn waarom u deze reis wilt ondernemen. Heeft u één referentiepunt nodig voor alle project-en programmagegevens? Heb je nu een systeem maar upgraden is niet mogelijk / te complex / te duur? Of moet je gewoon wendbaarder zijn omdat iedereen dat is?’…Wat de reden ook is, net als elke investering, het is gemakkelijk om binnen te komen en moeilijker om te weten wanneer aan te passen en/of eruit te komen., Zorg ervoor dat dit duidelijk is, want dit zal de uitvoeringsstrategie en het lopende gebruik ondersteunen.
2. Wie zal deze gegevens consumeren en wat moeten ze ermee doen?
opnieuw een vrij fundamentele vraag om te stellen, de oude stakeholder analyse stuk, maar niettemin, nog steeds van vitaal belang voor uw implementatie. Rapportage omwille van de rapportage is
inefficiënt, maar de juiste rapporten, met kwaliteitsgegevens, gestandaardiseerde lay-outs en KPI ‘ s/maatregelen die consistent worden gebruikt in de hele PPM-wereld, helpen belanghebbenden snel en effectief beslissingen te nemen., Downstream systemen, 3rd party rapportage en analytics tools kunnen ook consumeren kern PPM gegevens dus denk na over deze ook.
3. Welke structuur is zinvol voor ons in ons project -, programma-en portfoliolandschap?
Wat is een project? Hoe splitsen (of omvatten) we business as usual activiteiten? Dit is een uitdaging en er zouden inderdaad veel raadplegingsuren kunnen worden besteed aan verschillende definities, modellen en overlappingen op het gebied van governance. We hebben de neiging om te adviseren zich te concentreren op het proberen om alle activiteiten te identificeren in plaats van wat iemand een ‘project’heeft genoemd., Beter om een brede zichtbaarheid van de inspanning en de kosten door het gieten van het net breder, dan potentieel ontbrekende dingen. Tijdens discovery, kijk voor alle belangrijke verandering activiteiten. Probeer een aantal basisprincipes te gebruiken om deze te testen: overeengekomen startdatum, einddatum, gedefinieerde resultaten/ te leveren producten, goedgekeurde budgetten, enz. Verzamel de gegevens en als u er een hebt, werk met uw exec / sponsor om ‘de’ lijst overeen te komen., Tijd doorbrengen aan het project/programma/portfolio relaties direct in het begin kan een hoop rework en potentieel mis-informatie later op te slaan, vooral als u op zoek bent naar gegevens die zullen worden samengevoegd tot programma ‘ s en portefeuilles voor analyse en rapportage.
4. Wat doet uw organisatie eigenlijk?
projecten en programma ‘ s zijn controlemechanismen voor de implementatie van veranderingen. Zorg ervoor dat u tijd besteden aan het werken met business unit vertegenwoordigers/leiders om ervoor te zorgen dat hun eisen zijn opgenomen., Lijkt voor de hand liggend, maar we zien vaak PMOs creëren van de ‘binnenstebuiten’, duwen rapportage en prestatie maatregelen die zinvol zijn in project theorie land, maar misschien niet optimaal voor business leaders om de beslissingen die ze nodig hebben om te nemen. Je hebt deze mensen nodig, dus een vroege buy-in voor de implementatie is van cruciaal belang om ondersteuning te garanderen tijdens de uitrol en doorlopende run/optimalisatie.
5. Waar zijn de projectgegevens nu en in welke staat is het?
welke systemen, tools, toepassingen en hoofden van mensen worden gebruikt om periodieke projectrapportage en prestatieanalyse te voltooien?, Het Besteden van enige tijd op deze vroege helpt identificeren ‘nuggets’ van volwassen, relevante gegevens en potentieel proces/capaciteit die kunnen worden hergebruikt en zelfs opgeheven/verspreid. Het beheren van projecten gaat over het beheren van een reeks variabelen; hoe ze veranderen in de tijd en verminderen/versterken in combinatie met anderen. Zoek naar deze bronnen en zorg ervoor dat ze overeenkomen met de belangrijkste variabelen die u consequent wilt volgen als onderdeel van uw PPM-implementatie., Het type Project en de methodologie zullen dit bepalen, maar naar onze mening moeten er minimaal iets zijn als leverbare prestaties (waarde, mijlpalen, resultaten), op tijd gebaseerde prestaties (schedule therapy, sprint progression) en financiële prestaties.
6. Wie zal het systeem gebruiken en wat zullen ze doen?
vergelijkbaar met nummer 2, maar anders als we nu denken over die mensen die de gegevens creëren waarover gerapporteerd zal worden en die gebruikt zullen worden om besluitvormers te informeren. Eenvoudig om te zeggen dat het de project / programma managers, PMO personeel en analisten, maar niet beperken tot dit., Uw ppm tool moet input te trekken uit KMO ‘ s, business leaders, de project gemeenschap en iedereen daartussen. Idealiter, proberen om eigenaren van items die verantwoordelijk zijn voor het project gegevens in verband met hen. Bijvoorbeeld, terwijl de PM kan de status bijwerken, mijlpalen, sprint vooruitgang etc, laat risico-eigenaren bijwerken van de risico ‘ s en acties toegewezen aan hen.
7. Wat zijn de juiste (realistische) doelstellingen en hoe weet je wanneer je er bent?
Het is belangrijk om realistisch te zijn over het meten van de vooruitgang en dit moet ook worden gekoppeld aan uw investering rationale., Het kan ongelooflijk moeilijk zijn om alle projectinformatie te verzamelen, omdat het zich vaak bevindt in silo ‘ s en business unit-specifieke informatieopslag. Bijvoorbeeld, als een belangrijke uitkomst is een enkele bron van waarheid voor alle projectactiviteiten, de eerste doelstelling zou kunnen zijn een hoofdlijst van alle projecten, gedefinieerde begin – /einddatum, een PM en een ondernemer. Het is verbazingwekkend hoe moeilijk het kan zijn om dit te krijgen. Het tweede kan zijn dat een budget aan deze projecten wordt gekoppeld. De derde: risico ‘ s en problemen. En zo verder., Vergeet niet dat dit uiteindelijk gaat over het opbouwen van een projectportfolio, waar de volledigheid van gegevens, kwaliteit, consistentie en een begrip van de onderlinge afhankelijkheid tussen projecten, zal helpen besluitvormers zien het grotere plaatje.
Ik twijfel er niet aan dat u het bovenstaande in verschillende mate hebt overwogen, maar deze 7 ingangen zijn een constante geweest in de initiatiefase van ons implementatieplaybook en we vinden dat het werken door hen de kans op een succesvolle eerste stap in de reis van 1000 mijl aanzienlijk verhoogt.,
om meer te weten te komen of de discussie uit te breiden, neem dan rechtstreeks contact met mij op [email protected].