å Vite hvordan å skrive en prosjekt-scope dokumentet er en viktig ferdighet for prosjektledere. Et prosjekt omfang dokumentet kan være forskjellen mellom et vellykket prosjekt, og en som blir dratt ned av scope creep.
Scope creep er når prosjektet ditt er krav sakte utvide hele prosjektet, mens tidsplan og budsjett ikke endres for å gjenspeile denne veksten. Ifølge en undersøkelse utført av PMI (Project Management Institute), over halvparten av alle prosjekter erfaring scope creep.,
Uten et omfang av prosjektet dokumentet, det er utfordrende å sikre at prosjektets omfang ikke ballong, forårsaker økte kostnader og risiko for tapte tidsfrister. Les videre for å oppdage hvordan å skrive en prosjekt-scope dokument som på en riktig måte vil definere prosjektets omfang og beskytte mot overveldende krype.
Hva er et prosjekt omfang dokumentet?
omfang av prosjektet skisserer alt arbeidet som kreves for å levere et prosjekt. Det inkluderer funksjoner og funksjoner i den endelige leveransen, samt noen faktorer som definerer prosjektets suksess.,
prosjektet omfang dokumentet, ofte kalt en uttalelse av arbeid (SÅR), registrerer alle disse funksjoner, funksjoner og krav som aktørene forventer fra prosjektet. Det er en del av prosjektplan som beskriver hvilket arbeid som må gjøres for prosjektet.
Hvis noe ikke er definert i prosjekt-scope dokumentet, da det er vurdert ut fra omfang. For eksempel, hvis det er en ny funksjon du vil legge til, men det er ikke i omfanget av arbeidet dokumentet, så er det ut av omfanget, og overvinne den på som et krav ville resultere i scope creep.,
Hvorfor trenger du et prosjekt omfang dokumentet?
Et viktig skritt i omfang management er etableringen av prosjektet dokumentet. Det fungerer som en oversikt over hva som ble avtalt, så det er ingen forvirring gjennom hele prosjektet. Uten denne posten, folk må stole på sine minner til å huske hva som var avtalt.
Et prosjekt omfang dokumentet bidrar til å beskytte team fra over – eller under-levering. Uten den ene, viktige funksjoner kan bli oversett eller utelatt fra prosjektet. Kunden kan også be om ekstra funksjoner., Uten et omfang av prosjektet dokumentet, du og ditt team vil mangel på dokumentasjon for å støtte det faktum at hva de ber om, ut av omfang, og vil kreve mer tid og penger på å innarbeide.
til Slutt, et prosjekt omfang dokumentet bidrar til å sikre at alle er på samme side om hva som vil og vil ikke bli levert som en del av prosjektet.
Som skriver et omfang av prosjektet dokument?
prosjektleder er generelt ansvarlig for å skrive prosjekt-scope-dokument., Dette dokumentet krever innspill fra kunden og noen store aktører, inkludert end-brukere, prosjektets sponsorer, faglige eksperter, og andre.
Siden dokumentet krever bringe sammen behov, ønske og utsikt av flere ulike grupper, prosjektleder er i best posisjon til å oppnå det.
Hvordan å skrive en arbeidsomfang dokumentet
Her er tre trinn for hvordan du skal skrive en prosjekt-scope dokumentet:
Trinn 1: Opprette dine mal
Flere standard elementer bør inkluderes i hver omfanget av arbeidet dokumentet., Ved å opprette en standard mal, og du vil spare tid og samtidig sikre at dokumenter er alltid konsekvent, og ingenting er savnet.
Her er de viktigste delene du bør inkludere i din mal:
- Business case: Dette er bakgrunnen for prosjektet og inkluderer slutten målene du håper å oppnå.
- Prosjekt leveransen: En beskrivelse av alle kandidatene(s) som vil bli gitt til kunden.
- akseptansekriterier: Dette er en liste over kriterier leveransen må oppfylle for kunden til å akseptere dem.,
- Begrensninger: – Begrensninger er det begrensninger på prosjektet, slik som mangel på tid eller penger. Hvis du blir bedt om å bruke en bestemt prosess, eller følg sett retningslinjer, disse kan være begrensninger.
- Forutsetninger: Ofte, i begynnelsen av et prosjekt, det er fortsatt mange ukjente faktorer. Alt du trenger å gjette på bør være nevnt her som en forutsetning.
- Unntakene: Denne delen dekker noe du ønsker å avklare er ute av omfang, og vil ikke bli inkludert i prosjektet.,
- Avtalen: Så det er ingen tvil om at viktige interessenter avtalt omfang, bør du be dem gå gjennom og signere dokumentet.
Trinn 2: Samle dine team
Din omfanget av arbeidet dokumentet bør aldri være ferdig i isolasjon. Når du har din mal, og det er på tide å bringe sammen ditt prosjekt-team, faglige eksperter, og andre interessenter for å utveksle krav.
Prøv å få med så mange detaljer som mulig. Du ønsker ikke noen uttalelser for å være vag, eller folk kan tolke dem på en annen måte., Unngå å bruke sjargong og vilkår at leserne forstår kanskje ikke. Dersom flere interessenter har motstridende forespørsler, er det viktig å finne et egnet kompromiss og dokumentere det, så det er ingen tvil om senere.
Trinn 3: Ferdigstille dokumentet
Når du har opprettet dokumentet, er det på tide å sende den til kunden for den siste logg av. Dette bør skje før du fullfører din prosjektplan og begynne å utføre prosjektet. Ellers, ditt lag kan begynne å jobbe bare for å oppdage et krav som er galt, og de må starte på nytt.,
Når dokumentet er signert, må du lagre det et sted, sikkert og lett tilgjengelig i tilfelle omfang-relaterte spørsmål kommer opp hele prosjektet.
Lage den perfekte omfang av prosjektet dokumentet med Wrike
Wrike ‘ s project management software kan hjelpe deg å skape den perfekte omfang av prosjektet dokumentet hver gang. Du kan opprette og lagre mal og fullført omfang dokumenter direkte i programvaren. Når du oppretter den nye omfanget av arbeidet dokumentet, team-medlemmer kan legge til kommentarer og komme med forslag i Wrike., Plus, kan du bruke Wrike Bevis til å sende utkastet til kunden for gjennomgang og godkjennelse. Registrer deg nå for vår gratis 14-dagers prøveversjon og se hvordan Wrike bidrar til å forbedre dine prosjekter!