7Microsoft Outlook 팁과 트릭은 더 나은 이메일 Management

당신은 주요 프로젝트를 시작 직장에서 음성 인식 기능을 사용하지 않으려면 복잡한 작업을 마감,또한 해결책을 찾 지속적인 문제,그러나 아무도 그들의 업적을 느낀다 아주 보람 있는 드문 순간 때 이메일 받은편지함은 비어 있습니다.

좋은 소식이 있습니다:Inbox Zero 를 달성하는 것은 드문 일이 될 필요는 없습니다. Outlook365 에서 때때로 간과되는 이러한 기능을 활용하여 이메일을 더 잘 정리하고 더 중요한 작업에 집중하기 시작하십시오.

이 복잡하고 중요하지 않은 이메일을 폴더

Outlook365 을 만들 수 있습 폴더의 구조를 구성합니다. 많은 사람들이 사용하는 폴더 구조에 대한 보관 이메일하지만,폴더도 좋은 방법이어로 이메일을 작업하고 그들의함. 우리는 이메일 분류를하고,지저분한받은 편지함을 정리하고,이메일 과부하를 극복하기 위해 이러한 폴더를 사용하려고합니다.,이렇게하려면받은 편지함 폴더 아래에 세 개의 새 폴더를 만듭니다. 첫 번째는”할 일”폴더이고 두 번째와 세 번째는”후속 조치”및”언젠가”라는 하위 폴더입니다.”이들은 느슨하게 작업을 구성하는 getting Things Done®또는 GTD®방법론을 따릅니다.

를 해당 폴더를 만듭니다.

1. 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고’받은편지함’폴더”를 선택하고 새로운 폴더에 있습니다.”

2. 첫 번째 폴더에”할 일”이라는 제목을 붙이십시오.,”

3. 받은 편지함 폴더 옆에있는 화살표를 클릭하여 새 할 일 폴더를 봅니다.<피>4. 할 일 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택하고이 폴더의 이름을”언젠가.”

5. 할 일 폴더 아래에”후속 조치”하위 폴더를 만들려면 반복하십시오.

이제는 당신의 폴더에 들어오는 전자 메일,모든 것을 사용할 수 있습니다 네 개의 작업을 관리하고 받은 명확하다.,

경우 새로운 메일이 도착하면,그들을 이동하는 적절한 폴더

함–단지 이메일을 유지함은 그야 하는 즉시 대답. 그들은 긴급하거나 신속하게 처리 할 수 있습니다(3 분 또는 그 이하).

To Do–긴급하지 않은 이메일과 3 분 이상의 응답이 필요한 이메일을 할 일 폴더로 드래그하십시오. 나중에 이러한 항목을 후속 조치하지만 즉시 이동하면 이메일을 처리하는 동안받은 편지함이 비어있게됩니다.

후속 조치-이메일을 보류 상태로 유지되는이 폴더로 이동하십시오., 당신이 얻기를 기다리고있는 답장이나 당신이 위임 한 작업과 같은 것들.

언젠가-일부 이메일에는 응답이 필요하지 않습니다. 대신,그들은 당신이 시간이있을 때 언젠가는 읽고/검토하고 싶은 것들입니다. 그 사람들을 언젠가 폴더로 드래그하여 작업 속도가 느려지고 할 일이 필요할 때 미래의 어느 시점에서 검토하십시오. 이것은 아카이브 폴더에 해당 될 수도 있지만 앞으로 몇 주 안에 빠르게 액세스해야하는 항목에 사용할 수 있습니다.

이메일을 처리 한 후 매일 캘린더에서 시간을 예약하여 할 일 폴더의 항목을 검토하고 처리하십시오., 이 방법은 세 가지 혜택:

첫째로,그것을 유지하고 받은 명확한할 수 있도록을 달성함하고 피에 의해 압도 복잡하지 않다. 새로운 온라인에서 꾸준한 스트림하지 않는 혼 기존 이메일 당신이 이미 읽을 추진,모든 중요한 이메일을니다.

둘째,귀하의 이메일이 더 잘 정리됩니다! 당신은 설정을 지금 이동에 대한 이메일 주의가 필요로 많은 폴더로 당신은 최상단에 필요한 귀하의 이메일지만,더 이상 당신이 필요합니다., 를 만들 수많은 폴더(에 대한 다른 프로젝트,클라이언트,또는 다른 카테고리),당신은 단지 네게 작동합니다.

타고 아마도 최고의 모든 그것을 관리할 수 있는 더 나은 시간에 걸쳐 하루에 초점을 맞추고,중요한 작업을 대신 받고의 산만을 일정한 이메일을 질문하고 요청합니다.

Outlook 을 사용하의 작업 목록 대신 막힘을 받은편지함

몇 가지 이메일이 필요하지 않 즉각적인 응답이지만,그들이 할 필요가 처리하기 전에 시간이 예정되어 있는지를 검토하는 항목에서 당신의 할 폴더에 있습니다., 이 품목은 여전히 이동시킬 수 있습을 할 폴더에 그래서 그들은 막힘을 받은편지함지만,당신이 할 것이 있는지 확인에게 알림을 그들을 처리하기 전에 마감.

알림 만들기에 추가하여 이러한 이메일을 Outlook 의 작업 목록:

1. 끌 이메일 드롭 아웃룩의 작업 목록에 아이콘이다.나는 이것이 내가 할 수있는 일이 아니라는 것을 알고 싶다. 기한을 추가하고 미리 알림을받을 날짜와 시간을 설정하십시오. 작업을 저장하십시오.,

   

   할 수 있습 마우스 커서를 올려 놓고 작업 목록에 아이콘을 빠르게 볼 수의 작업 목록 편성하여 기한이 있습니다. 작업 목록 아이콘을 클릭하여 할 일 목록을 열고 해당 작업을 검토하십시오.

   

   경우 미리 알림 설정 작업이와 같은 팝업 회의 알림서 지정된 시간입니다.

   

   한번 작업이 완료 마크로 제거하는 작업에서 당신의 to-do list., 작업을 두 번 클릭하여 열고”Mark Complete”버튼을 클릭하거나Insert키를 눌러 항목 완료를 빠르게 표시하십시오.

   

   Outlook 의 작업 목록은 또한 당신의 습관에 복사하는 자신을 이메일로 알림을 따라,또는 당신 이메일로 보내는 사람을 무시하는 경향이 귀하의 요청이 있습니다. 미리 알림을 이메일로받은 편지함에 보관하는 대신 할 일 폴더로 이동하여 작업 목록에 추가하기 만하면됩니다.,

   한 번의 클릭으로받은 편지함을 정리

   시간을내는 것은 직장으로 돌아온 후 이메일을 여는 순간까지 훌륭합니다. 에서 작업하는 경우 이메일 무거운 회사,을 받을 수 있습니다 수백 개의 이메일 동안 사무실에서,그리고 지금은 당신이 직면하는 어려운 작업의 정렬을 통해 각각의 하나입니다.

   아웃룩의 정수(소개 Outlook2010),당신은 크게 줄일 수 있습니다 숫자의 이메일을 처리해야에서 몇 번의 클릭만으로—당신은에서 돌아 오는 휴가를하거나 당신은 너무 많은 이메일을 쌓여있다., 청소 기능을 모두 제거합 회신 이메일은 중복에 나중에 스레드를 읽을 수 있도록,하나의 스레드에 대한 수십 개의 개별 이메일.

   정지함에게

   1. 보는 동안함”를 클릭하고 깨끗한로”버튼을 선택하고”폴더.”

   

   2. 팝업에서”폴더 정리”버튼을 클릭하여 작업을 확인하십시오.,

   

   Outlook 것이 자동으로 제거하는 모든 중복 이메일 당신을 떠나 크게 감소로 이메일을 통해 정렬.

   

   정리 기능은 처음에 사용하기에 조금 당황 스러울 수 있습니다. 나중에 스레드에서 제거 된 첨부 파일이 포함 된 답장과 같이 중요한 것을 삭제하면 어떻게됩니까?,

   안심하실:는 도구는 정교하고 삭제하지 않고 이메일을 첨부 파일이나 텍스트를 하지 않는 정확하게 중복된 후에는 스레드,그리고 당신은 항상 리뷰 삭제품에는 휴지통 폴더의 경우 필요합니다.

   규칙을 사용하여 자동으로 정렬 이메일을 받지 않 관련이 없는 이메일

   불행히도,아니 모든 이메일을 직장에서 함께 가입 취소 링크가 있습니다. 날마다 이메일은받은 편지함에 도착하여 단지 방해가됩니다., 일반적인 예는 다음과 같습니다:

   • 자동 알림:는 경우에 할당된 팀에 하나의 플랫폼에서 사용하는 작업과 같은 고객 관계 관리(CRM)소프트웨어—플랫폼 수 있는 이메일을 보내는 모든 시간을 변경 시스템입니다.

   • “재미”를 이메일:때로는 팀 리더 또는 부서를 보낼 것이 일/주메일 퀴즈,밈,또는 농담 디자인을 작동하는 느낌이 더 재미 있습니다.,

   • 스레드를 안에 포함되어 있:때,사람이 대량 이메일을 보낼는 수십 개의 답글이는 아무것도 할 당신과 함께 또는 당신의 일이다.

   이러한 이메일은 중요한 업무에 집중하지 못하게합니다. Outlook 의 규칙 기능을 사용하여받은 편지함을 건너 뛰고 해당 이메일을 휴지통으로 바로 보내거나 검토를 위해 다른 폴더로 보내십시오.,

   사용할 수도 있습니다 Outlook 규칙을 자동으로 정렬하신 이메일은 해당 폴더와 같은 항상 이메일을 보내는 것은 당신의 상사에서 특정 주제를 선 to-Do 폴더에서 이메일 뉴스레터를 정기적으로 읽을 언젠가는 폴더에 있습니다.

   1. 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고”규칙”위로 마우스를 가져간 다음”규칙 만들기”를 선택하십시오.”

   

   2. 선택한 기준에 대한 규칙:

   • “”에서 실행됩니다 규칙이 어떤 시간에 당신은 전자 메일을 특정 이메일 주소나 접촉한다.,

   • “Subject contains”는 지정된 제목 줄이 사용될 때마다 규칙을 실행합니다.

   3. 규칙이 실행될 때 발생하는 작업을 선택합니다. 정렬을 이메일 받은편지함으로 해당 폴더로 확인”항목을 이동 폴더에”폴더를 선택합니 당신이 원하는 이메일을 확인할 수 있습니다. 당신이 선택할 수 있습니다”항목을 삭제”폴더를 만약 당신은 결코 그들을보고,또는 당신을 만들 수 있는 별도의 보관 폴더를 만약해야 할 수 있습을 검토하고 이메일이다.

   

   “확인”을 클릭합하는 규칙을 적용합니다.,

   특정 스레드에서 향후 이메일을받지 못하게하고 싶습니까? 이 경우 규칙을 만드는 대신 Outlook 의 무시 기능 만 사용할 수 있습니다. 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고”무시”를 선택하고 작업을 확인하십시오.

   

   시 자동으로 보내는 미래에 회신하는 스레드를”항목을 삭제”폴더 그래서 당신은 받지 않는 그들에게서 받은편지함.,

   을 만들 빠른 부품에 대한 기본 응답이 일반적인 질문에

   경우 많은 시간을 보내고 입력하는 동일한 질문에 대한 답변을 얻을 반복적으로 만들 빠른 부분에 삽입하는 텍스트 이메일로 답변에서 몇 번의 클릭으로 끝낼 수 있습니다. 동일한 것을 계속해서 반복해서 입력하거나 복사 및 붙여 넣기에 대한 오래된 응답을 찾을 필요가 없습니다.

   이 완료되면 입력하고 응답할 것으로 예상하는 보낼 필요가 다시 아래 단계에 따라 텍스트를 저장하으로 빠른 부분

   1. 하이라이트를 원하는 텍스트를 저장하에서 이메일을 클릭합니”Insert”탭을 선택합니다.,

   

   2. “삽입”메뉴에서”빠른 부품”을 클릭하고”빠른 부품 갤러리에 선택 항목 저장”을 선택하십시오.”

   

   3. 새 빠른 부분에 설명적인 이름을 지정하고”확인을 클릭하십시오.”

   

   이 빠른 부분 저장,당신을 추가할 수 있는 텍스트 이메일 몇 번만 클릭합니다.

   이메일의 본문 섹션에 커서를 놓은 상태에서”삽입”탭을 클릭하십시오.,

   

   “를 클릭 빠른 부분,”선택한 다음 빠른 부분을 삽입할 수 있습니다.

   

   미리 작성된 텍스트를 자동으로 몸에 나타납 귀하의 이메일을,그리고 편집할 수 있는 대로 사용자 지정에 필요한 새로운 반응이다.

   를 사용하여 빠른 걸음을 인스턴트 작업에 새로운 이메일

   경우에 당신 성공으로 이전 Outlook 끝에 관심이 있으로 점점 더 많은 고급 이메일로 관리하는 시간을 살펴 빠른 단계가 있습니다., 빠른 단계를 사용하면 트리거를 기반으로 긴 동작 문자열을 자동으로 수행 할 수 있습니다.

   월말에 공급 업체 또는 계약자로부터 일련의 송장을받는다고 말하십시오. 의 정상적인 프로세스를 검토하는 청구서,앞으로 청구서 당신의 회계사,알림을 만들 수에 따라 회계사는 일주일 후에 확인하는 송장을 지불했다.

   빠른 단계 외에 헤어드라이어도 마련되어 있습 마지막 두 단계에 대해 당신은 클릭하다면 당신이 수행한 작업을 수동으로.

   1. “를 클릭하면 새로 만드”버튼을에서는 빠른 단계 섹션을 가정의 리본입니다.,나는 이것이 내가 할 수있는 일이 아니라는 것을 알고 싶다. 새로운 빠른 단계에 설명적인 이름을 지정하고 첫 번째 작업 인”전달”을 선택하십시오.”

      

      3. 회계사의 이메일 주소를”받는 사람”필드에 입력하십시오.나는 이것이 내가 할 수있는 유일한 방법이라고 생각한다. “작업 추가”버튼을 클릭하여 두 번째 작업을 선택하십시오:”첨부 파일이있는 작업 만들기.”

      

      5. “마침”을 클릭하여 빠른 단계를 만듭니다.,

      송장을 검토 한 후 이제 빠른 단계를 실행하여 이메일을 전달하고 미리 알림 작업을 만들 수 있습니다. 인보이스가 포함 된 이메일을 선택하고 홈 리본에서 적절한 빠른 단계를 클릭하십시오.

      

      이메일 앞으로 작업 윈도우 자동으로 열립니다. 보내기를 클릭하여 이메일을 전달하고 원하는 경우 저장하기 전에 작업에 대한 기한 및 미리 알림을 설정하십시오.

      빠른 단계를 사용하여 이메일 처리 속도를 높이는 다양한 방법이 있습니다., 시간을 보낼 생각에 대한 반복적인 작업을 당신에서 이메일,그리고 빠른 설정하는 단계를 더욱 편리하게 이용하실 수 있도록 이메일 훨씬 빠르고 거의 고통입니다.

      자동화 Outlook365 과 다른 좋아하는 앱

      사용하는 경우 Office365 비즈니스 또는 Office365 엔터프라이즈 버전에 연결할 수 있습니다 Outlook750 다른 앱과 간소화하더라도 더 이메일 워크플로우를 경험할 수 있습니다. 예를 들어,당신은를 보낼 수 있는 새로운 이메일 당신이 얻을에서는 특정 보낸 사람을 느슨하게 만들거나 새로운 트렐 카드에 대한 새로운 이메일로 보내는 특정 Outlook 폴더에 있습니다., 모두 보 Office365 통합에 사용할 수 있 Zapier 나 중 하나를 사용하여 워크플로우 템플릿(“Zaps”)을 바로 시작:

      의 대부분은 우리에게 너무 많은 시간을 보내고 관리합니다. 위의 도움말을 하지만,당신은 쉽게 시간 체재에서 최고의 이메일을 구성함,그리고 아마도 지속적으로 유지함.