Sono sicuro che questa frase è stata usata più di quanto Lao Tzu avrebbe mai immaginato, ma è uno che risuona con noi quando parliamo ai clienti di implementare uno strumento di portafoglio di progetti per supportare ed elevare le loro pratiche di gestione del progetto. Dimostriamo Zeno.pm molto e quasi sempre ricevono feedback positivi-che è ovviamente fantastico!, Quello che troviamo è che, sebbene molti potenziali clienti vedano come potrebbe apparire il “grande”, faticano a vedere come possono arrivarci data la quantità di cambiamenti organizzativi tra persone, processi e tecnologie che potrebbero essere necessari.
In questa serie di blog, condividerò i nostri pensieri su come percorrere questo viaggio. Discuterò una serie di considerazioni che dovrebbero essere elaborate in varie fasi e attingerò ad alcune esperienze acquisite da project life pre e post Zeno.pm.,
Iniziamo con alcuni input fondamentali nell’investimento che sta per essere fatto.
1. Perche ‘ lo stiamo facendo?
A causa della portata del cambiamento coinvolto, è necessario essere molto chiari sul perché si vuole intraprendere questo viaggio. Avete bisogno di un unico punto di riferimento per tutti i dati del progetto e del programma? Hai un sistema ora ma aggiornarlo non è possibile / troppo complesso / troppo costoso? O hai solo bisogno di essere più agile ‘cos tutti gli altri è?’Whatever Qualunque sia la ragione, come qualsiasi investimento, è facile entrare e più difficile sapere quando adattarsi e/o uscire., Assicurarsi che sia chiaro in quanto ciò sosterrà la strategia di attuazione e l’uso continuo.
2. Chi consumerà questi dati e cosa hanno bisogno di fare con esso?
Ancora una domanda abbastanza fondamentale da porre, il vecchio pezzo di analisi degli stakeholder, ma comunque, ancora di vitale importanza per la tua implementazione. Reporting per il bene di reporting è
inefficiente, ma i rapporti giusti, con dati di qualità, layout standardizzati e KPI / misure utilizzati in modo coerente in tutto il mondo PPM aiutare le parti interessate a prendere decisioni in modo rapido ed efficace., Anche i sistemi a valle, gli strumenti di reporting e analisi di terze parti potrebbero consumare dati PPM di base, quindi pensa anche a questi.
3. Quale struttura ha senso per noi in tutto il nostro progetto, programma e portfolio?
Che cos’è un progetto? Come suddividiamo (o includiamo) l’attività di business as usual? Questo è impegnativo e in effetti molte ore di consulenza potrebbero essere spese per diverse definizioni, modelli e sovrapposizioni di governance. Tendiamo a consigliare di concentrarsi sul tentativo di identificare tutte le attività piuttosto che quello che qualcuno ha definito un “progetto”., Meglio avere un’ampia visibilità dello sforzo e dei costi gettando la rete in modo più ampio, rispetto alle cose potenzialmente mancanti. Durante la scoperta, cercare tutte le attività di cambiamento significativo. Prova a utilizzare alcune nozioni di base per testarle: data di inizio concordata, data di fine, risultati/risultati definiti,budget approvati, ecc. Raccogli i dati e se ne hai uno, lavora con il tuo exec / sponsor per concordare la lista., Trascorrere del tempo sulle relazioni progetto/programma/portafoglio proprio all’inizio può risparmiare un sacco di rilavorazione e potenzialmente mis-informazioni in seguito, soprattutto se si sta guardando i dati che saranno aggregati fino a programmi e portafogli per l’analisi e reporting.
4. Qual è la vostra organizzazione in realtà nel business di fare?
I progetti e i programmi sono meccanismi di controllo per l’implementazione del cambiamento. Assicurati di trascorrere del tempo a lavorare con rappresentanti/leader di business unit per assicurarti che i loro requisiti siano inclusi., Sembra ovvio, ma spesso vediamo PMOs creare dal ‘dentro e fuori’, spingendo le misure di reporting e prestazioni che hanno senso nella teoria del progetto, ma potrebbero non essere ottimali per i leader aziendali per prendere le decisioni di cui hanno bisogno. Avrai bisogno di queste persone, quindi il buy-in precoce per l’implementazione è fondamentale per garantire il supporto durante il rollout e l’esecuzione/ottimizzazione in corso.
5. Dove sono i dati del progetto ora e in che stato si trova?
Quali sistemi, strumenti, applicazioni e teste delle persone vengono utilizzati per completare la reportistica periodica del progetto e l’analisi delle prestazioni?, Passare un po ‘di tempo su questo presto aiuta a identificare “pepite” di dati maturi e rilevanti e potenzialmente processi/capacità che potrebbero essere riutilizzati e persino sollevati/propagati. La gestione dei progetti riguarda la gestione di una serie di variabili; come cambiano nel tempo e riducono/amplificano in combinazione con gli altri. Cerca queste fonti e assicurati che si allineino con le variabili chiave che desideri iniziare a monitorare in modo coerente come parte dell’implementazione PPM., Il tipo di progetto e la metodologia lo informeranno, ma a nostro avviso dovrebbero esserci almeno qualcosa come prestazioni consegnabili (valore, pietre miliari, risultati), prestazioni basate sul tempo (aderenza al programma, progressione dello sprint) e prestazioni finanziarie.
6. Chi userà il sistema e cosa farà?
Simile al numero 2, ma diverso in quanto ora stiamo pensando a quelle persone che creano i dati che verranno segnalati e utilizzati per informare i decisori. Facile dire semplicemente che sono i project/program manager, lo staff PMO e gli analisti, ma non limitarlo a questo., Il tuo strumento PPM dovrebbe trarre input da PMI, leader aziendali, comunità di progetto e qualsiasi altra via di mezzo. Idealmente, cercare di avere proprietari di elementi di essere responsabile per i dati di progetto ad essi associati. Ad esempio, mentre il PM può aggiornare lo stato, le pietre miliari, l’avanzamento dello sprint, ecc., lasciare che i proprietari dei rischi aggiornino i rischi e le azioni a loro assegnate.
7. Quali sono gli obiettivi giusti (realistici) e come farai a sapere quando sei lì?
È importante essere realistici sulla misurazione dei progressi e questo dovrebbe anche essere collegato alla logica di investimento., Può essere incredibilmente difficile raccogliere tutte le informazioni di progetto in quanto spesso risiede in silos e negozi di informazioni specifiche della business unit. Ad esempio, se un risultato chiave è un’unica fonte di verità per tutte le attività del progetto, il primo obiettivo potrebbe essere un elenco principale di tutti i progetti, date di inizio/fine definite, un PM e un imprenditore. È incredibile quanto possa essere difficile ottenere anche questo. Il secondo potrebbe essere l’associazione di un bilancio a questi progetti. Il terzo; rischi e problemi. E così via., Ricorda che in definitiva si tratta di costruire un PORTAFOGLIO di progetti, in cui la completezza dei dati, la qualità, la coerenza e la comprensione dell’interdipendenza tra i progetti aiuteranno i decisori a vedere il quadro più ampio.
Non ho dubbi che avrai considerato quanto sopra a vari livelli, tuttavia questi 7 input sono stati una costante nella fase di avvio del nostro playbook di implementazione e troviamo che lavorare attraverso di loro aumenta notevolmente le possibilità di un primo passo di successo nel viaggio di 1000 miglia.,
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