Che cos’è una richiesta di preventivo (RFQ)? E qual è la differenza tra RFQ vs. RFP (request for proposal) e RFI (request for information)? In questo articolo, spieghiamo questi termini, che si riferiscono a documenti emessi in diverse fasi del processo di approvvigionamento nel business del progetto di impianto.
RFQ SIGNIFICATO
Il termine RFQ sta per “richiesta di preventivo”., Un RFQ è un documento di approvvigionamento rilasciato dal dipartimento acquisti e inviato a fornitori approvati per raccogliere preventivi competitivi e aggiudicare un contratto a condizioni competitive (ordine di acquisto). Le RFQ vengono emesse durante l’esecuzione di un progetto di impianto e sono supportate da esigenze di acquisto concrete.
RFQ VS RFP e RFI
RFP e RFI significano, rispettivamente, richiesta di proposta e richiesta di informazioni., Si tratta di documenti di approvvigionamento emessi, in genere, nelle prime fasi di approvvigionamento del progetto e prima delle richieste effettive:
- Una richiesta di informazioni (RFI) viene utilizzata per esaminare i fornitori (aggiornare le liste dei fornitori approvati, aggiungere fornitori di seconda origine, mappare i portafogli di prodotti, ecc.).
- Una richiesta o proposta (RFP) viene inviata ai fornitori quando il reparto acquisti ha bisogno di chiarire gli aspetti tecnici e commerciali di un acquisto imminente, per raccogliere proposte da diversi fornitori.,
Altri tipi di documenti utilizzati dagli appaltatori EPC e dai dipartimenti di approvvigionamento degli utenti finali sono il cosiddetto “RFT” (che significa “richiesta di gara”) e il ROI (“registrazione per interessi”), come mostrato nella figura seguente:
RFQ PROCESS
Come accennato, una RFQ è un documento di appalto. Le RFQ descrivono esattamente i prodotti e i servizi richiesti, le loro specifiche tecniche, quantità, materiali e attributi., Le RFQ devono chiarire l’esatta portata della fornitura e facilitare un allineamento tecnico e commerciale di qualsiasi preventivo in entrata nella fase di aggiudicazione dell’appalto. In alcuni paesi, le RFQ sono denominate ” IFB” (cioè “Invito a presentare offerte”) o” ITB ” (invito a presentare offerte).
Dopo che una richiesta di offerta è stata trasmessa ai fornitori e che è stato raccolto un numero sufficiente di proposte, i dipartimenti di ingegneria e approvvigionamento tabulano le offerte in arrivo tecnicamente e commercialmente per classificare le offerte del fornitore.,
Una serie di domande tecniche e commerciali (TQ, CQ) possono essere quindi scambiate tra le controparti dell’acquirente (dipartimento di ingegneria e approvvigionamento) e i venditori, per negoziare l’accordo e giungere a una decisione finale di acquisto.
Naturalmente, per gli acquisti più piccoli si svolge un processo di valutazione più agile e veloce.,
RFQ MODELLO
in Genere, un’Richieste di offerta, dovrà indicare i seguenti dati:
- Acquirente, azienda, indirizzo, telefono ed e-mail
- Elenco dei prodotti da acquistare, tra quantità e unità di misura
- data di Chiusura (che è la data ultima per i fornitori a presentare proposte)
- la data di consegna Richiesta
- Richiesto il luogo di consegna
- specifiche Tecniche, tubazioni classi, formati, ecc).
PERCHÉ VENGONO UTILIZZATE LE RFQ?,
Le RFQ vengono utilizzate per reperire prodotti e servizi che non possono essere acquistati in base a listini prezzi o accordi contrattuali preliminari.
Infatti, in questi casi, gli acquirenti sono costretti a ottenere offerte competitive dai fornitori per aggiudicare gli ordini di acquisto (che avviene caso per caso).,
In altri termini, le Richieste di offerta sono necessari per i prodotti e i servizi che le variabili termini commerciali (prezzo, tempo di consegna, termini di pagamento, ecc) o trasparenti i prezzi, come:
- prodotti realizzati utilizzando materie prime con le fluttuazioni dei prezzi di mercato (esempio: metalli come nichel, cromo, molibdeno, ecc)
- i prodotti sono disponibili in varie configurazioni
- i prodotti i cui prezzi variano a seconda della quantità ordinata
Tutti questi casi sono tipiche di prodotti in metallo, e la maggior parte di tubazioni – con rare eccezioni.