vědět, jak napsat dokument o rozsahu projektu, je kritickou dovedností pro projektové manažery. Dokument o rozsahu projektu může být rozdíl mezi úspěšným projektem a projektem, který se táhne dolů podle rozsahu creep.
Scope creep je, když se požadavky vašeho projektu v průběhu projektu pomalu rozšiřují, zatímco plán a rozpočet se nemění, aby odrážely tento růst. Podle průzkumu provedeného PMI (Project Management Institute), více než polovina všech projektů zkušenosti scope creep.,
bez dokumentu o rozsahu projektu je náročné zajistit, aby rozsah vašeho projektu nebyl balonový, což způsobuje zvýšené náklady a riziko zmeškaných termínů. Čtěte dále a zjistěte, jak napsat dokument o rozsahu projektu, který správně definuje rozsah vašeho projektu a chrání před ohromujícím creepem.
co je to projektový dokument?
rozsah projektu nastiňuje veškerou práci potřebnou k realizaci projektu. Zahrnuje funkce a funkce konečného doručení, stejně jako všechny faktory, které definují úspěch projektu.,
rozsah projektu dokument, často nazýván výkaz práce (SOW), záznamy všechny tyto vlastnosti, funkce a požadavky, že zainteresované strany očekávají, že z projektu. Je to část projektového plánu, která nastiňuje, jaká práce musí být pro projekt provedena.
Pokud něco není definováno v dokumentu o rozsahu projektu,pak je považováno za mimo rozsah. Například, pokud je nový prvek, který chcete přidat, ale to není v rozsahu práce dokumentu, pak je to mimo rozsah, a připínání ho na jako požadavek by měl za následek rozsah tečení.,
proč potřebujete dokument o rozsahu projektu?
klíčovým krokem v řízení rozsahu je vytvoření dokumentu o rozsahu projektu. Působí jako záznam toho, co bylo dohodnuto, takže v celém projektu nedochází k záměně. Bez tohoto záznamu se lidé musí spoléhat na své vzpomínky, aby si vzpomněli na to, s čím bylo dohodnuto.
dokument o rozsahu projektu pomáhá chránit váš tým před nadměrným nebo nedostatečným doručováním. Bez jednoho, klíčové funkce by mohly být přehlíženy nebo vynechány z projektu. Zákazník by také mohl požádat o další funkce., Bez dokumentu o rozsahu projektu, vy a váš tým bude postrádat dokumentaci na podporu skutečnosti, že to, co žádají, je mimo rozsah a bude vyžadovat více času a peněz začlenit.
dokument o rozsahu projektu nakonec pomáhá zajistit, aby všichni byli na stejné stránce o tom, co bude a nebude dodáno v rámci projektu.
kdo píše dokument o rozsahu projektu?
projektový manažer je obecně zodpovědný za psaní dokumentu o rozsahu projektu., Tento dokument vyžaduje vstup od zákazníka a všech hlavních zúčastněných stran, včetně koncových uživatelů, sponzorů projektu, odborníků na předmět a dalších.
vzhledem k tomu, že dokument vyžaduje sdružování potřeb, přání a názorů více různých skupin, je projektový manažer v nejlepší pozici, jak toho dosáhnout.
Jak psát rozsah pracovního dokumentu
Zde jsou tři kroky, jak napsat projekt, rozsah dokumentu:
Krok 1: Vytvořte si šablonu
Několika standardními prvky by měly být zahrnuty v každém rozsah prací dokumentu., Vytvořením standardní šablony ušetříte čas a zároveň zajistíte, že vaše dokumenty budou vždy konzistentní a nic vám nebude chybět.
Zde jsou klíčové úseky, které byste měli zahrnout do vaší šablony:
- Obchodní případ: To je důvod, pro projekt a zahrnuje konečných cílů chcete dosáhnout.
- výstupy projektu: popis všech dodávek, které budou poskytnuty zákazníkovi.
- kritéria pro přijetí: toto je seznam kritérií, která musí doručovatelé splnit, aby je zákazník přijal.,
- omezení: omezení jsou omezení projektu, jako je nedostatek času nebo peněz. Pokud jste povinni použít určitý proces nebo dodržovat nastavené pokyny, mohou to být omezení.
- předpoklady: často na začátku projektu stále existuje mnoho neznámých. Vše, co musíte hádat, by mělo být uvedeno zde jako předpoklad.
- vyloučení: tato část pokrývá vše, co chcete objasnit, jsou mimo rozsah a nebudou do projektu zahrnuty.,
- dohoda: takže není pochyb o tom, zda vaše klíčové zúčastněné strany souhlasily s rozsahem, měli byste je nechat zkontrolovat a podepsat dokument.
Krok 2: Shromážděte svůj tým
váš rozsah pracovního dokumentu by nikdy neměl být dokončen izolovaně. Jakmile máte šablonu, je čas spojit svůj projektový tým, odborníky na předměty a další zúčastněné strany s požadavky na brainstorming.
zkuste zahrnout co nejvíce detailů. Nechcete, aby nějaká prohlášení byla vágní, nebo je lidé mohou interpretovat jinak., Vyhněte se používání žargonu a termínů, kterým čtenáři nemusí rozumět. Pokud má více zúčastněných stran protichůdné požadavky, je důležité najít vhodný kompromis a dokumentovat jej, takže není pochyb později.
Krok 3: dokončete dokument
jakmile vytvoříte dokument, je čas jej odeslat zákazníkovi pro konečné odhlášení. To by se mělo stát před dokončením plánu projektu a zahájením provádění projektu. V opačném případě by váš tým mohl začít pracovat pouze na zjištění, že požadavek je špatný, a musí začít znovu.,
Jakmile je dokument podepsán, ujistěte se, že budete ukládat je někde v bezpečí a snadno přístupné v případě působnosti související otázky přicházejí až v průběhu projektu.
vytvořte dokonalý dokument o rozsahu projektu pomocí softwaru pro správu projektů Wrike
Wrike vám může pokaždé pomoci vytvořit dokonalý dokument o rozsahu projektu. Šablonu a dokončené dokumenty můžete vytvářet a ukládat přímo do softwaru. Jak si vytvořit svůj nový rozsah pracovního dokumentu, členové týmu mohou zanechat komentáře a návrhy v Wrike., Navíc můžete použít Wrike Proof k odeslání návrhu dokumentu zákazníkovi ke kontrole a schválení. Zaregistrujte se nyní pro naše bezplatné 14-denní zkušební verze a zjistit, jak Wrike pomáhá zlepšit své projekty!