jsem si jistý, že tento výraz byl používán více než Lao-c ‚ by si představoval, ale to je ten, který rezonuje s námi, když jsme se mluvit se zákazníky o realizaci projektu portfolio nástroj pro podporu a pozvednutí jejich řízení projektů. Demonstrujeme Zeno.pm hodně a téměř vždy dostávají pozitivní zpětnou vazbu-což je samozřejmě skvělé!, Zjistili jsme, že ačkoli mnoho potenciálních zákazníků vidí ,jak by mohlo vypadat „skvělé“, snaží se zjistit, jak se tam mohou dostat vzhledem k množství organizačních změn mezi lidmi, procesy a technologie, které by mohly být vyžadovány.
v této sérii blogů se podělím o naše myšlenky o tom, jak cestovat touto cestou. Budu diskutovat o řadě úvah, které by měly být zpracovány v různých fázích a čerpat z některých zkušeností získaných z projektu LIFE pre a post Zeno.pm.,
začněme s některými základními vstupy do investice, která se má uskutečnit.
1. Proč to děláme?
vzhledem k rozsahu změn, které se týkají, musíte mít velmi jasno v tom, proč chcete tuto cestu podniknout. Potřebujete jediný referenční bod pro všechna data projektu a programu? Máte nyní systém, ale jeho upgrade není možný / příliš složitý / příliš nákladný? Nebo jen potřebujete být agilnější, protože všichni ostatní jsou?’…Bez ohledu na důvod, jako každá investice, je snadné se dostat dovnitř a těžší vědět, kdy se přizpůsobit a/nebo se dostat ven., Ujistěte se, že je jasné, protože to bude základem prováděcí strategie a průběžného používání.
2. Kdo bude tyto údaje konzumovat a co s nimi musí dělat?
Opět poměrně zásadní otázka, staré analýzy zúčastněných stran kousek, ale přesto, stále životně důležité pro vaše realizace. Hlášení pro hlášení dobro je
neefektivní, ale přímo zprávy, s kvalitou dat, standardizované rozložení a Kpi/opatření, které jsou používány jednotně v celé PPM světě pomoci zúčastněným stranám rozhodovat rychle a efektivně., Navazující systémy, 3rd party reporting a analytické nástroje mohou také spotřebovávat základní PPM data, takže o nich také přemýšlejte.
3. Jaká struktura nám dává smysl v rámci našeho projektu, programu a portfolia?
Co je to Projekt? Jak můžeme rozdělit (nebo zahrnout) podnikání jako obvyklou činnost? Ten je náročný a opravdu mnoho konzultačních hodin by mohlo být vynaloženo na různé definice, modely a překryvy správy. Máme tendenci se soustředit na to, abychom se snažili identifikovat veškerou činnost, spíše než to, co někdo nazval „projektem“., Lepší mít širokou viditelnost úsilí a nákladů tím, že odlévá síť šířeji, než potenciálně chybějící věci. Během objevu hledejte všechny významné změny. Zkuste použít některé základy k testování těchto: dohodnuté datum zahájení, datum ukončení, definované výsledky / výstupy, schválené rozpočty atd. Shromážděte data a pokud je máte, Spolupracujte se svým exec / sponzorem, abyste souhlasili se seznamem „the“., Trávit čas na projektu/programu/portfolia vztahy hned na začátku může ušetřit spoustu přepracovat a potenciálně mis-informace později, a to zejména pokud se díváte na údaje, které budou agregovány do programů a portfolií pro analýzy a reporting.
4. Co vlastně vaše organizace dělá?
projekty a programy jsou kontrolními mechanismy pro provádění změn. Ujistěte se, že trávíte čas prací s obchodními jednotkami/vůdci, abyste se ujistili, že jsou zahrnuty jejich požadavky., Zdá se to samozřejmé, ale často vidíme řízení projektů vytváří z „inside out“, tlačí podávání zpráv a výkon opatření, které mají smysl v projektu teorie země, ale nemusí být optimální pro obchodní vůdci dělají rozhodnutí, které potřebují. Budete potřebovat tyto lidi, takže brzy buy-in k implementaci je rozhodující pro zajištění podpory během zavádění a probíhajícího běhu / optimalizace.
5. Kde jsou nyní data projektu a v jakém stavu je?
jaké systémy, nástroje, aplikace a hlavy lidí jsou využívány k dokončení periodického vykazování projektů a analýzy výkonu?, Strávit nějaký čas na to brzy pomáhá identifikovat ‚kousky‘ zralé, relevantní data a potenciálně proces/schopnosti, které by mohly být znovu použity a ani povzneseni/množí. Řízení projektů je o správě řady proměnných; jak se mění v průběhu času a snižují/zesilují v kombinaci s ostatními. Podívejte se na tyto zdroje a aby se spojili s klíčových proměnných, které chcete začít sledovat důsledně jako součást vaší PPM provádění., Typ projektu a metodika bude informovat, ale z našeho pohledu by měl mít minimálně něco jako výstup výkon (hodnota, milníků, výsledků), na základě času výkonu (dodržování harmonogramu, sprint progrese) a finanční výkonnosti.
6. Kdo bude používat systém a co budou dělat?
Podobné číslo 2, ale liší se, jak jsme jsou teď myslím na ty lidi, vytváření dat, které budou zahrnuty a využity pro rozhodovací pravomocí. Jednoduše řečeno, je to Projekt/programoví manažeři, zaměstnanci PMO a analytici, ale neomezujte to na to., Váš nástroj PPM by měl čerpat vstupy od malých a středních podniků, vedoucích pracovníků, projektové komunity a všech mezi nimi. V ideálním případě se snažte mít vlastníky položek, kteří jsou zodpovědní za data projektu, která jsou s nimi spojena. Například, zatímco PM může aktualizovat stav, milníky, sprint progress atd., nechte vlastníky rizik aktualizovat rizika a akce, které jim byly přiděleny.
7. Jaké jsou správné (realistické) cíle a jak budete vědět, kdy jste tam?
je důležité být realistický ohledně měření pokroku, a to by mělo být také spojeno s vaším investičním zdůvodněním., Může být neuvěřitelně obtížné shromáždit všechny informace o projektu, protože často sídlí v silech a obchodních jednotkách specifických informačních obchodů. Pokud je například klíčovým výsledkem jediný zdroj pravdy pro všechny aktivity projektu, prvním cílem může být hlavní seznam všech projektů, definovaná data zahájení/ukončení, PM a vlastník firmy. Je úžasné, jak těžké to může být. Druhým může být přiřazení rozpočtu k těmto projektům. Třetí; rizika a problémy. A tak dále., Pamatujte si, to je v konečném důsledku o budování PORTFOLIA projektů, kde jsou data úplnost, kvalitu, konzistenci a pochopení vzájemné závislosti mezi projekty, pomůže s rozhodovací pravomocí vidět větší obrázek.
nepochybuji o tom, budete se zabývali výše, v různé míře, nicméně tyto 7 vstupy byly konstantní v iniciační fázi implementace scénáře a zjistili jsme, přes ně se výrazně zvyšuje šance na úspěšný první krok na cestě z 1000 mil.,
Chcete-li se dozvědět více nebo rozšířit diskusi, kontaktujte mě přímo na adrese [email protected].