Während die Erstellung von Formularen mit einem W2-Ersteller für Arbeitgeber einschüchternd erscheinen mag, gibt es viele kostenlose Dienste, die online verfügbar sind, um bei ihrer Erstellung zu helfen. Diese können den Prozess erheblich beschleunigen, indem sie ein zuverlässiges und effizientes Mittel zum Ausfüllen geben. Während es Sache des Arbeitgebers ist, die Richtigkeit der Informationen sicherzustellen, können Formularersteller die Verteilung dieser offiziellen Dokumente erleichtern, indem sie eine klare Vorlage bereitstellen., Hier sind einige Tipps, um loszulegen, damit Sie diese Tools zum Erstellen von W2s optimal nutzen können.
Sammeln Sie Ihre erforderlichen Informationen
Zuerst müssen Sie alle erforderlichen Informationen für diese Formulare zusammen erhalten. Dazu gehören Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre staatliche ID-Steuernummer. Außerdem benötigen Sie die Namen, Adressen und Sozialversicherungsnummern Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus müssen Sie Ihren Gesamtlohn, Ihre soziale Sicherheit sowie alle Ihre Steuerdaten kennen., Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für Restaurants oder andere Geschäfte mit gekippten Mitarbeitern verwalten, benötigen Sie diese Informationen ebenfalls. Sobald Sie diese Daten erhalten haben, können Sie die Informationen schnell und effizient in jeden Online-Ersteller eingeben.
Finden Sie den besten Online-W2-Ersteller
Das Finden des richtigen W2-Erstellers für Ihr Unternehmen erleichtert den Prozess auf lange Sicht erheblich. Einige Dinge zu suchen sind Preise, eine intuitive Benutzeroberfläche und Kundensupport. Bestimmte Software für Lohn – und Steuererklärungen ermöglicht verschiedene Dateitypen., Oft können sie mit der von Ihnen verwendeten Payroll-Plattform eingerichtet werden. Viele Pay-Stub-Generatoren bieten ihren eigenen W2-Hersteller an, der Ihnen Zeit bei der Dateneingabe spart. All dies wird dazu beitragen, was W2 Creator für Sie und Ihr Unternehmen richtig ist.
Skizzieren Sie Ihre Steuerzahlungsdetails
Auf dem W2-Formular befinden sich aufgeschlüsselte Finanzinformationsfelder, die aus 20 Teilen bestehen. Dies ist eine detaillierte Liste von Dingen wie einbehaltene Bundeseinkommensteuer, Löhne der sozialen Sicherheit und Leistungen bei abhängiger Pflege. Überprüfen Sie, ob alle Ihre Informationen korrekt und korrekt gemeldet sind., Der letzte Teil dieser Felder beziehen sich auf staatliche Gesetze und sind wichtige Details, da Ihr Unternehmen den staatlichen Steuergesetzen sowie den allgemeinen Steuergesetzen unterliegt. Wenn Sie diese Details im Voraus skizzieren, wird das Erstellen Ihres W2-Formulars viel einfacher.
Überprüfen Sie SSNs und personenbezogene Daten von Mitarbeitern
Überprüfen Sie zu Zwecken der Lohnberichterstattung die Namen und Sozialversicherungsnummern Ihrer Mitarbeiter. Zu diesem Zweck können Sie den online von der Sozialversicherungsverwaltung bereitgestellten zustimmungsbasierten Überprüfungsdienst für die soziale Sicherheit nutzen., Sobald Sie Ihr Unternehmen mit Ihrer Arbeitgeberidentifikationsnummer für diesen Dienst angemeldet haben, haben Sie Zugriff auf deren Dienste. Wenn Sie feststellen, dass eine SSN-Nummer nicht übereinstimmt, sollten Sie die Sozialversicherungskarte Ihres Mitarbeiters überprüfen und sich an ein Sozialversicherungsbüro wenden, um das Problem zu lösen. Die Überprüfung von SSNs und das Zurückgehen auf Ihre Gehaltsabrechnungsdatensätze ist wichtig, um Ihre W2 korrekt vorzubereiten.
Vermeiden Sie häufige Fehler
Stellen Sie vor dem Ausfüllen Ihres Formulars sicher, dass Sie sich der zu vermeidenden häufigen Fehler bewusst sind. Wenn Sie das Formular selbst erhalten, überprüfen Sie, ob es das richtige Jahr ist., Überprüfen Sie Ihre Daten wie Mitarbeiternamen und Sozialversicherungsnummern. Diese Formulare müssen mit schwarzer Tinte und bei Verwendung dieser Generatoren ausgefüllt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Schriftart lesbar ist. Fügen Sie in Feldern, in denen Dollarbeträge aufgeführt sind, kein Dollarzeichen hinzu und schließen Sie Dezimalstellen und Cent nicht von Ihren Einträgen aus. Verpassen Sie auch nicht die Anmeldefrist vom Januar 31, da dafür Strafen verhängt werden. Wenn Sie diese häufigen Fehler kennen, können Sie Probleme in Ihren eigenen Formularen vermeiden.,
Obwohl das Erstellen eines W2-Formulars entmutigend erscheinen mag, helfen Ihnen Online-W2-Formularersteller dabei. Sobald Sie Ihre Informationen gesammelt und den richtigen Formularersteller für Ihr Unternehmen gefunden haben, ist die Erstellung relativ schmerzlos. Es ist immer noch wichtig, dass Sie alle Informationen wie Ihre Steuerzahlungsdetails, Mitarbeiter-SSNs sowie auf häufige Fehler überprüfen, aber Sie werden feststellen, dass diese Ersteller von Online-Formularen den ansonsten langwierigen Prozess beschleunigen können.
