Wissen, wie man ein Projektbereichsdokument schreibt, ist eine wichtige Fähigkeit für Projektmanager. Ein Projektbereichsdokument kann der Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projekt und einem Projekt sein, das durch Scope Creep nach unten gezogen wird.
Scope Creep ist, wenn die Anforderungen Ihres Projekts während des gesamten Projekts langsam erweitert werden, während sich Zeitplan und Budget nicht ändern, um dieses Wachstum widerzuspiegeln. Laut einer Umfrage des PMI (Project Management Institute) erleben über die Hälfte aller Projekte Scope Creep.,
Ohne ein Projektumfangsdokument ist es schwierig, sicherzustellen, dass der Umfang Ihres Projekts nicht überschreitet, was zu erhöhten Kosten und dem Risiko versäumter Fristen führt. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie ein Projektbereichsdokument schreiben, das Ihren Projektumfang richtig definiert und vor überwältigendem Kriechen schützt.
Was ist ein Projekt-scope-Dokument?
Der Projektumfang beschreibt alle Arbeiten, die für die Bereitstellung eines Projekts erforderlich sind. Es enthält die Funktionen und Funktionen der endgültigen Bereitstellung sowie alle Faktoren, die den Projekterfolg definieren.,
Das Projektbereichsdokument, das oft als Statement of Work (SOW) bezeichnet wird, zeichnet alle diese Funktionen, Funktionen und Anforderungen auf, die Stakeholder vom Projekt erwarten. Es ist der Teil des Projektplans, der beschreibt, welche Arbeit für das Projekt geleistet werden muss.
Wenn im Projektbereichsdokument etwas nicht definiert ist, wird es als außerhalb des Bereichs betrachtet. Wenn Sie beispielsweise eine neue Funktion hinzufügen möchten, diese jedoch nicht im Arbeitsdokument enthalten ist, liegt sie außerhalb des Gültigkeitsbereichs, und das Anheften als Anforderung würde zu einem Scope-Creep führen.,
Warum benötigen Sie ein Projektbereichsdokument?
Ein wichtiger Schritt in der Bereichsverwaltung ist die Erstellung des Projektumfangsdokuments. Es dient als Aufzeichnung dessen, was vereinbart wurde, so dass es während des gesamten Projekts keine Verwirrung gibt. Ohne diese Aufzeichnung müssen sich die Menschen auf ihre Erinnerungen verlassen, um sich daran zu erinnern, was vereinbart wurde.
Ein Projektbereichsdokument schützt Ihr Team vor Über-oder Unterlieferung. Ohne eine könnten Schlüsselfunktionen übersehen oder aus dem Projekt weggelassen werden. Der Kunde könnte auch nach zusätzlichen Funktionen fragen., Ohne ein Dokument über den Projektumfang fehlt Ihnen und Ihrem Team die Dokumentation, um die Tatsache zu unterstützen, dass das, wonach sie fragen, außerhalb des Geltungsbereichs liegt und mehr Zeit und Geld für die Integration erfordert.
Letztendlich hilft ein Dokument über den Projektumfang sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite darüber befinden, was als Teil des Projekts geliefert wird und was nicht.
Wer schreibt ein Projektbereichsdokument?
Der Projektmanager ist im Allgemeinen für das Schreiben des Projektbereichsdokuments verantwortlich., Dieses Dokument erfordert Beiträge des Kunden und aller wichtigen Stakeholder, einschließlich Endbenutzer, Projektsponsoren, Fachexperten und anderer.
Da das Dokument die Zusammenführung der Bedürfnisse, Wünsche und Ansichten mehrerer verschiedener Gruppen erfordert, ist der Projektmanager in der besten Position, um dies zu erreichen.
So schreiben Sie ein Arbeitsdokument
Hier sind drei Schritte zum Schreiben eines Projektumfangsdokuments:
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Vorlage
In jedem Arbeitsdokument sollten mehrere Standardelemente enthalten sein., Wenn Sie eine Standardvorlage erstellen, sparen Sie Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass Ihre Dokumente immer konsistent sind und nichts verpasst wird.
Hier sind die wichtigsten Abschnitte, die Sie in Ihre Vorlage aufnehmen sollten:
- Business Case: Dies ist der Grund für das Projekt und enthält die Endziele, die Sie erreichen möchten.
- Project deliverables: Eine Beschreibung aller Deliverables, die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.
- Akzeptanzkriterien: Dies ist eine Liste von Kriterien, die die Leistungen erfüllen müssen, damit der Kunde sie annehmen kann.,
- Einschränkungen: Einschränkungen sind Einschränkungen für das Projekt, z. B. Zeit-oder Geldmangel. Wenn Sie einen bestimmten Prozess verwenden oder festgelegten Richtlinien folgen müssen, können dies Einschränkungen sein.
- Annahmen: Oft gibt es zu Beginn eines Projekts noch viele Unbekannte. Alles, was Sie erraten müssen, sollte hier als Annahme angegeben werden.
- Ausschlüsse: Dieser Abschnitt behandelt alles, was Sie klären möchten, ist außerhalb des Geltungsbereichs und wird nicht in das Projekt aufgenommen werden.,
- Vereinbarung: Es ist also keine Frage, ob Ihre wichtigsten Stakeholder dem Umfang zugestimmt haben, Sie sollten sie das Dokument überprüfen und unterschreiben lassen.
Schritt 2: Sammeln Sie Ihr Team
Ihr Arbeitsdokument sollte niemals isoliert abgeschlossen werden. Sobald Sie Ihre Vorlage haben, ist es Zeit, Ihr Projektteam, Fachexperten und andere Stakeholder zu Brainstorming-Anforderungen zusammenzubringen.
Versuchen Sie, so viele Details wie möglich einzuschließen. Sie möchten nicht, dass Aussagen vage sind oder die Leute sie anders interpretieren., Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon und Begriffen, die Leser möglicherweise nicht verstehen. Wenn mehrere Stakeholder widersprüchliche Anfragen haben, ist es wichtig, einen geeigneten Kompromiss zu finden und zu dokumentieren, damit es später keine Frage gibt.
Schritt 3: Schließen Sie das Dokument ab
Sobald Sie Ihr Dokument erstellt haben, ist es Zeit, es an Ihren Kunden zu senden, um es endgültig abzumelden. Dies sollte geschehen, bevor Sie Ihren Projektplan abschließen und mit der Ausführung des Projekts beginnen. Andernfalls könnte Ihr Team anfangen zu arbeiten, nur um festzustellen, dass eine Anforderung falsch ist, und sie müssen von vorne beginnen.,
Sobald das Dokument signiert ist, stellen Sie sicher, dass Sie es an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort aufbewahren, falls während des gesamten Projekts umfangbezogene Fragen auftauchen.
Erstellen Sie das perfekte Projekt-Scope-Dokument mit Wrike
Wrike Projekt-Management-Software kann Ihnen helfen, das perfekte Projekt-Scope-Dokument jedes Mal erstellen. Sie können Ihre Vorlage und ausgefüllte Scope-Dokumente direkt in der Software erstellen und speichern. Während Sie Ihr neues Arbeitsdokument erstellen, können Teammitglieder Kommentare hinterlassen und Vorschläge in Wrike machen., Außerdem können Sie Wrike Proof verwenden, um das Entwurfsdokument zur Überprüfung und Genehmigung an Ihren Kunden zu senden. Melden Sie sich jetzt für unsere kostenlose 14-Tage-Testversion und entdecken Sie, wie Wrike hilft, Ihre Projekte zu verbessern!