cunoașterea modului de a scrie un document de proiect este o abilitate critică pentru managerii de proiect. Un document de aplicare a proiectului poate fi diferența dintre un proiect de succes și unul care este tras în jos de fluaj de aplicare.
domeniul de aplicare creep este atunci când cerințele proiectului dvs. se extind lent pe tot parcursul proiectului, în timp ce programul și bugetul nu se modifică pentru a reflecta această creștere. Potrivit unui sondaj realizat de PMI (Project Management Institute), peste jumătate din toate proiectele se confruntă cu creep.,
fără un document de aplicare a proiectului, este dificil să vă asigurați că domeniul de aplicare al proiectului dvs. nu se balonează, provocând cheltuieli crescute și riscul de termene pierdute. Citiți mai departe pentru a descoperi cum să scrieți un document de aplicare a proiectului care să definească în mod corespunzător domeniul de aplicare al proiectului dvs. și să vă protejeze împotriva creepului copleșitor.
ce este un document de aplicare a proiectului?
domeniul de aplicare al proiectului prezintă toate lucrările necesare pentru a livra un proiect. Acesta include funcțiile și caracteristicile produsului final, precum și orice factori care definesc succesul proiectului.,
documentul de aplicare a proiectului, numit adesea o declarație de lucru (SOW), înregistrează toate aceste caracteristici, funcții și cerințe pe care părțile interesate le așteaptă de la proiect. Este partea din planul de proiect care descrie ceea ce trebuie făcut pentru proiect. dacă ceva nu este definit în documentul de aplicare a proiectului, atunci este considerat în afara domeniului de aplicare. De exemplu, dacă există o caracteristică nouă pe care doriți să o adăugați, dar nu se află în domeniul de aplicare al documentului de lucru, atunci este în afara domeniului de aplicare, iar introducerea acesteia ca cerință ar duce la fluaj.,
de ce aveți nevoie de un document de aplicare a proiectului?
un pas cheie în managementul domeniului de aplicare este crearea documentului de aplicare a proiectului. Acesta acționează ca o înregistrare a ceea ce a fost convenit, astfel încât nu există nici o confuzie pe tot parcursul proiectului. Fără această înregistrare, Oamenii trebuie să se bazeze pe amintirile lor pentru a-și aminti ceea ce sa convenit.
un document de Proiect vă ajută să vă protejați echipa de livrarea excesivă sau insuficientă. Fără una, funcțiile cheie ar putea fi trecute cu vederea sau omise din proiect. De asemenea, clientul ar putea solicita funcții suplimentare., Fără un document de proiect, dvs. și echipa dvs. nu veți avea documentația necesară pentru a susține faptul că ceea ce solicită este în afara domeniului de aplicare și va necesita mai mult timp și bani pentru a încorpora.
În cele din urmă, un document de aplicare a proiectului vă ajută să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină despre ceea ce va fi și nu va fi livrat ca parte a proiectului.
cine scrie un document de aplicare a proiectului?
managerul de proiect este, în general, responsabil pentru scrierea documentului de aplicare a proiectului., Acest document necesită contribuții din partea clientului și a oricăror părți interesate majore, inclusiv utilizatorii finali, sponsorii proiectului, experții în materie și alții. deoarece documentul necesită reunirea nevoilor, dorințelor și opiniilor mai multor grupuri diverse, managerul de proiect este în cea mai bună poziție pentru a-l realiza.
cum se scrie un document de lucru
iată trei pași pentru cum se scrie un document de proiect:
Pasul 1: creați șablonul
Mai multe elemente standard ar trebui incluse în fiecare document de lucru., Prin crearea unui șablon standard, veți economisi timp, asigurându-vă în același timp că documentele dvs. sunt întotdeauna consecvente și că nu se pierde nimic.
Iată secțiunile cheie pe care ar trebui să le includeți în șablonul dvs.:
- Business case: acesta este motivul proiectului și include obiectivele finale pe care sperați să le atingeți.
- livrabilele proiectului: o descriere a tuturor livrabilelor care vor fi furnizate clientului.
- criterii de acceptare: aceasta este o listă de criterii pe care livrabilele trebuie să le îndeplinească pentru ca clientul să le accepte.,
- constrângeri: constrângerile sunt limitări ale proiectului, cum ar fi lipsa de timp sau bani. Dacă vi se cere să utilizați un anumit proces sau să urmați instrucțiunile stabilite, acestea pot fi constrângeri.
- ipoteze: adesea, la începutul unui proiect, există încă multe necunoscute. Tot ce trebuie să ghicești ar trebui să fie menționat aici ca o presupunere.
- excluderi: această secțiune se referă la orice doriți să clarifice sunt în afara domeniului de aplicare și nu vor fi incluse în proiect.,
- acord: deci nu există nicio întrebare dacă părțile interesate cheie au fost de acord cu domeniul de aplicare, ar trebui să le solicitați să revizuiască și să semneze documentul.
Pasul 2: adună-ți echipa
scopul documentului de lucru nu trebuie niciodată completat în mod izolat. După ce aveți șablonul, este timpul să reuniți echipa de proiect, experții în materie și alte părți interesate la cerințele brainstorming. încercați să includeți cât mai multe detalii posibil. Nu doriți ca nicio declarație să fie vagă sau oamenii să le interpreteze diferit., Evitați utilizarea jargonului și a Termenilor pe care cititorii ar putea să nu le înțeleagă. Dacă mai multe părți interesate au solicitări contradictorii, este important să găsiți un compromis adecvat și să îl documentați, astfel încât nu există nicio întrebare mai târziu.
Pasul 3: finalizați documentul
după ce ați creat documentul, este timpul să îl trimiteți clientului dvs. pentru semnarea finală. Acest lucru ar trebui să se întâmple înainte de a finaliza planul de proiect și de a începe executarea proiectului. În caz contrar, echipa dvs. ar putea începe să lucreze doar pentru a descoperi că o cerință este greșită și trebuie să o ia de la capăt., odată ce documentul este semnat, asigurați-vă că îl stocați într-un loc sigur și ușor accesibil în cazul în care apar întrebări legate de domeniul de aplicare pe tot parcursul proiectului.
creați documentul de proiect perfect cu Wrike
software-ul de management de proiect Wrike vă poate ajuta să creați documentul de proiect perfect de fiecare dată. Puteți crea și stoca șablonul și documentele de aplicare completate direct în software. Pe măsură ce vă creați noul document de lucru, membrii echipei pot lăsa comentarii și pot face sugestii în Wrike., În plus, puteți utiliza Wrike Proof pentru a trimite proiectul de document clientului dvs. pentru revizuire și aprobare. Înscrieți-vă acum pentru proba noastră gratuită de 14 zile și descoperiți cum Wrike vă ajută să vă îmbunătățiți proiectele!