jestem pewien, że ta fraza została użyta więcej niż Lao Tzu kiedykolwiek sobie wyobrażał, ale jest to takie, które rezonuje z nami, gdy rozmawiamy z klientami o wdrożeniu narzędzia portfolio projektów w celu wsparcia i poprawy ich praktyk zarządzania projektami. Demonstrujemy Zeno.pm dużo i prawie zawsze otrzymują pozytywne opinie – co jest oczywiście świetne!, Uważamy, że chociaż wielu potencjalnych klientów widzi, jak może wyglądać „świetny”, trudno jest im zobaczyć, jak mogą się tam dostać, biorąc pod uwagę ilość zmian organizacyjnych między ludźmi, procesami i technologią, które mogą być wymagane.
w tej serii blogów podzielę się naszymi przemyśleniami na temat tego, jak podróżować. Omówię szereg rozważań, które powinny zostać omówione na różnych etapach i skorzystam z doświadczeń zdobytych w ramach projektu life pre i post Zeno.pm.,
zacznijmy od kilku fundamentalnych wejść w inwestycję, która ma być wykonana.
1. Dlaczego to robimy?
ze względu na zakres zmian, które zachodzą, musisz być bardzo jasny, dlaczego chcesz podjąć tę podróż. Czy potrzebujesz jednego punktu odniesienia dla wszystkich danych projektu i programu? Czy masz już system, ale jego modernizacja nie jest możliwa/zbyt skomplikowana / zbyt kosztowna? Czy po prostu musisz być bardziej zwinny, bo wszyscy inni są?”…Bez względu na powód, jak każda inwestycja, łatwo jest wejść i trudniej wiedzieć, kiedy się dostosować i / lub wyjść., Upewnij się, że jest to jasne, ponieważ będzie to podstawą strategii wdrażania i bieżącego stosowania.
2. Kto będzie korzystał z tych danych i co musi z nimi zrobić?
znowu dość fundamentalne pytanie, Stary fragment analizy interesariuszy, ale mimo to, nadal niezwykle ważne dla Twojej realizacji. Raportowanie ze względu na raportowanie jest
nieefektywne, ale właściwe raporty z danymi o jakości, znormalizowanymi układami i KPI / środkami stosowanymi konsekwentnie w całym świecie PPM pomagają interesariuszom podejmować decyzje szybko i skutecznie., Systemy podrzędne, zewnętrzne narzędzia do raportowania i analityki mogą również zużywać podstawowe dane PPM, więc pomyśl o nich.
3. Jaka struktura ma dla nas sens w całym projekcie, programie i portfolio?
Co to jest projekt? Jak podzielić (lub uwzględnić) dotychczasową działalność? Jest to wyzwanie i rzeczywiście wiele godzin konsultacji można poświęcić na różne definicje, modele i nakładki na zarządzanie. Zazwyczaj doradzamy skupienie się na próbie zidentyfikowania wszystkich działań, a nie tego, co ktoś nazwał „projektem”., Lepiej mieć szeroką widoczność wysiłku i kosztów poprzez szersze wykorzystanie sieci, niż potencjalnie brakować rzeczy. Podczas odkrywania Szukaj wszystkich istotnych zmian. Spróbuj użyć pewnych podstaw, aby je przetestować: uzgodniona Data rozpoczęcia, Data zakończenia, zdefiniowane wyniki/rezultaty, zatwierdzone budżety itp. Zbierz Dane i jeśli je posiadasz, współpracuj ze swoim exec/sponsorem, aby uzgodnić „listę”., Spędzanie czasu na relacjach projekt/program/portfolio już na początku może zaoszczędzić wiele przeróbek i potencjalnie błędnych informacji w późniejszym czasie, zwłaszcza jeśli patrzysz na dane, które zostaną zagregowane do programów i portfolio w celu analizy i raportowania.
4. Czym właściwie zajmuje się Twoja organizacja?
projekty i programy są mechanizmami kontroli wdrażania zmian. Upewnij się, że poświęcasz czas pracy z przedstawicielami/liderami jednostek biznesowych, aby upewnić się, że ich wymagania są uwzględnione., Wydaje się to oczywiste, ale często widzimy PMO tworzące od środka, pchające środki raportowania i wydajności, które mają sens w teorii projektów, ale mogą nie być optymalne dla liderów biznesu do podejmowania decyzji, których potrzebują. Będziesz potrzebować tych osób, więc wczesne wpisowe do wdrożenia ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wsparcia podczas wdrażania i bieżącego uruchomienia/optymalizacji.
5. Gdzie obecnie znajdują się dane projektu i w jakim jest stanie?
Jakie systemy, narzędzia, aplikacje i głowy pracowników są wykorzystywane do wykonywania okresowego raportowania projektów i analizy wydajności?, Spędzanie czasu na tym wczesnym etapie pomaga zidentyfikować „samorodki” dojrzałych, istotnych danych i potencjalnie procesów / możliwości, które można ponownie wykorzystać, a nawet podnieść/propagować. Zarządzanie projektami polega na zarządzaniu szeregiem zmiennych; jak zmieniają się one w czasie i zmniejszają/wzmacniają w połączeniu z innymi. Poszukaj tych źródeł i upewnij się, że są one zgodne z kluczowymi zmiennymi, które chcesz konsekwentnie śledzić w ramach implementacji PPM., Rodzaj projektu i metodologia będą o tym informować, ale naszym zdaniem powinno być co najmniej coś w rodzaju osiągalnej wydajności (wartość, kamienie milowe, wyniki), wydajności opartej na czasie (przestrzeganie harmonogramu, progresja sprintu) i wyników finansowych.
6. Kto będzie korzystał z systemu i co będzie robił?
podobny do numeru 2, ale inny, ponieważ teraz myślimy o tych osobach tworzących dane, które będą zgłaszane i wykorzystywane do informowania decydentów. Łatwo powiedzieć, że to kierownicy projektów / programów, pracownicy PMO i analitycy, ale nie ograniczaj się do tego., Twoje narzędzie PPM powinno czerpać informacje od MŚP, liderów biznesu, społeczności projektowej i innych osób pomiędzy nimi. Idealnie, staraj się mieć właścicieli elementów jest odpowiedzialny za dane projektu związane z nimi. Na przykład, podczas gdy PM może aktualizować status, kamienie milowe, postęp sprintu itp, pozwala właścicielom ryzyka aktualizować przypisane im ryzyka i akcje.
7. Jakie są właściwe (realistyczne) cele i skąd będziesz wiedzieć, kiedy tam jesteś?
ważne jest, aby być realistycznym w ocenie postępu i powinno to być również powiązane z uzasadnieniem inwestycji., Gromadzenie wszystkich informacji o projekcie może być niezwykle trudne, ponieważ często znajduje się w silosach i magazynach informacji specyficznych dla jednostki biznesowej. Na przykład, jeśli kluczowy wynik jest jednym źródłem prawdy dla wszystkich działań projektu, pierwszym celem może być główna lista wszystkich projektów, zdefiniowane daty rozpoczęcia/zakończenia, PM i właściciel firmy. To niesamowite, jak trudno jest to wyrównać. Drugim może być powiązanie budżetu z tymi projektami. Trzeci; ryzyko i problemy. I tak dalej., Pamiętaj, że chodzi o budowanie PORTFOLIO projektów, w którym kompletność danych, jakość, spójność i zrozumienie współzależności między projektami pomogą decydentom zobaczyć szerszy obraz.
nie mam wątpliwości, że rozważyłeś powyższe w różnym stopniu, jednak te 7 wejść były stałą w fazie inicjacji naszego podręcznika wdrażania i uważamy, że praca przez nie znacznie zwiększa szanse na udany pierwszy krok w podróży 1000 mil.,
aby dowiedzieć się więcej lub rozszerzyć dyskusję, skontaktuj się ze mną bezpośrednio na [email protected].