umiejętność pisania dokumentu dotyczącego zakresu projektu jest kluczową umiejętnością dla kierowników projektów. Dokument zakresu projektu może być różnicą między udanym projektem a tym, który zostanie przeciągnięty przez pełzanie zakresu.
zakres pełzania jest wtedy, gdy wymagania projektu powoli rozszerzają się w całym projekcie, podczas gdy harmonogram i budżet nie zmieniają się, aby odzwierciedlić ten wzrost. Według badania przeprowadzonego przez PMI (Project Management Institute), ponad połowa wszystkich projektów doświadcza pełzania.,
bez dokumentu dotyczącego zakresu projektu trudno jest upewnić się, że zakres projektu nie balonuje, powodując zwiększone wydatki i ryzyko niedotrzymania terminów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak napisać dokument zakresu projektu, który poprawnie zdefiniuje zakres projektu i ochroni przed przytłaczającym pełzaniem.
Co to jest dokument dotyczący zakresu projektu?
zakres projektu określa wszystkie prace wymagane do realizacji projektu. Obejmuje on funkcje i cechy końcowego produktu, a także wszelkie czynniki, które definiują sukces projektu.,
dokument dotyczący zakresu projektu, często nazywany deklaracją pracy (SOW), rejestruje wszystkie te funkcje, funkcje i wymagania, których interesariusze oczekują od projektu. To część planu projektu, która określa, jakie prace należy wykonać dla projektu.
Jeśli coś nie jest zdefiniowane w dokumencie zakres projektu, to jest uważane za poza zakresem. Na przykład, jeśli jest nowa funkcja, którą chcesz dodać, ale nie znajduje się ona w zakresie dokumentu roboczego, to jest poza zakresem, a użycie jej jako wymogu spowodowałoby pełzanie zakresu.,
po co ci dokument dotyczący zakresu projektu?
kluczowym krokiem w zarządzaniu zakresem projektu jest utworzenie dokumentu zakresu projektu. Działa jako zapis tego, co zostało uzgodnione, więc nie ma zamieszania w całym projekcie. Bez tego zapisu ludzie muszą polegać na swoich wspomnieniach, aby przypomnieć sobie to, na co się zgodzili.
dokument dotyczący zakresu projektu pomaga chronić zespół przed nadmierną lub niedostateczną realizacją. Bez nich kluczowe funkcje mogłyby zostać pominięte lub pominięte w projekcie. Klient może również poprosić o dodatkowe funkcje., Bez dokumentu dotyczącego zakresu projektu, ty i twój zespół nie będziecie mieli dokumentacji, aby wesprzeć fakt, że to, o co proszą, jest poza zakresem i będzie wymagało więcej czasu i pieniędzy na włączenie.
ostatecznie, dokument zakresu projektu pomaga upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie o tym, co zostanie dostarczone, a nie zostanie dostarczone w ramach projektu.
kto pisze dokument dotyczący zakresu projektu?
kierownik projektu jest generalnie odpowiedzialny za napisanie dokumentu zakresu projektu., Ten dokument wymaga informacji od klienta i wszystkich głównych interesariuszy, w tym użytkowników końcowych, sponsorów projektu, ekspertów tematycznych i innych.
ponieważ dokument wymaga połączenia potrzeb, pragnień i poglądów wielu różnych grup, kierownik projektu jest w najlepszej pozycji, aby to osiągnąć.
Jak napisać zakres dokumentu roboczego
oto trzy kroki, jak napisać zakres dokumentu roboczego:
Krok 1: Utwórz swój szablon
kilka standardowych elementów powinno być zawartych w każdym zakresie dokumentu roboczego., Tworząc standardowy szablon, zaoszczędzisz czas, zapewniając jednocześnie, że Twoje dokumenty są zawsze spójne i niczego nie przegapisz.
oto kluczowe sekcje, które powinieneś umieścić w szablonie:
- business case: to jest powód projektu i zawiera cele końcowe, które chcesz osiągnąć.
- rezultaty projektu: opis wszystkich rezultatów, które zostaną dostarczone klientowi.
- kryteria akceptacji: jest to lista kryteriów, które klient musi spełnić, aby je zaakceptować.,
- ograniczenia: ograniczenia są ograniczeniami projektu, takimi jak brak czasu lub pieniędzy. Jeśli musisz użyć określonego procesu lub postępować zgodnie z ustalonymi wytycznymi, mogą to być ograniczenia.
- założenia: często na początku projektu jest jeszcze wiele niewiadomych. Wszystko, co musisz odgadnąć, powinno być tutaj stwierdzone jako założenie.
- wyjątki: Ta sekcja obejmuje wszystko, co chcesz wyjaśnić, jest poza zakresem i nie zostanie uwzględniona w projekcie.,
- umowa: więc nie ma wątpliwości, czy Twoi kluczowi interesariusze zgodzili się na zakres, powinieneś poprosić ich o przegląd i podpisanie dokumentu.
Krok 2: Zbierz swój zespół
twój dokument roboczy nigdy nie powinien być wypełniany osobno. Po uzyskaniu szablonu nadszedł czas, aby połączyć zespół projektowy,ekspertów i innych interesariuszy w celu przeprowadzenia burzy mózgów.
staraj się zawierać jak najwięcej szczegółów. Nie chcesz, aby jakiekolwiek stwierdzenia były niejasne, lub ludzie mogą je interpretować inaczej., Unikaj używania żargonu i terminów, których czytelnicy mogą nie rozumieć. Jeśli wielu interesariuszy ma sprzeczne wnioski, ważne jest znalezienie odpowiedniego kompromisu i udokumentowanie go, więc nie ma wątpliwości później.
Krok 3: sfinalizuj dokument
Po utworzeniu dokumentu nadszedł czas, aby wysłać go do Klienta w celu ostatecznego podpisania. Powinno to nastąpić przed ukończeniem planu projektu i rozpoczęciem jego realizacji. W przeciwnym razie twój zespół może zacząć pracować tylko po to, aby odkryć, że wymagania są złe i muszą zacząć od nowa.,
Po podpisaniu dokumentu upewnij się, że przechowujesz go w bezpiecznym miejscu i łatwo dostępnym na wypadek, gdyby pytania dotyczące zakresu pojawiały się w całym projekcie.
utwórz idealny dokument zakresu projektu za pomocą Wrike
oprogramowanie do zarządzania projektami Wrike może pomóc Ci stworzyć idealny dokument zakresu projektu za każdym razem. Możesz tworzyć i przechowywać swój szablon i wypełnione dokumenty scope bezpośrednio w oprogramowaniu. Podczas tworzenia nowego dokumentu roboczego członkowie zespołu mogą zostawiać komentarze i sugestie w Wrike., Ponadto możesz użyć Wrike Proof, aby wysłać projekt dokumentu do Klienta w celu przeglądu i zatwierdzenia. Zarejestruj się już teraz, aby skorzystać z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego i przekonaj się, jak Wrike pomaga ulepszyć twoje projekty!