Sapere come scrivere un documento di ambito di progetto è un’abilità critica per i project manager. Un documento di ambito del progetto può essere la differenza tra un progetto di successo e uno che viene trascinato verso il basso da scope creep.
Scope creep è quando i requisiti del progetto si espandono lentamente in tutto il progetto, mentre il programma e il budget non cambiano per riflettere questa crescita. Secondo un sondaggio condotto da PMI (Project Management Institute), oltre la metà di tutti i progetti esperienza portata creep.,
Senza un documento di ambito del progetto, è difficile garantire che l’ambito del progetto non si gonfi, causando un aumento delle spese e il rischio di scadenze perse. Continua a leggere per scoprire come scrivere un documento di ambito del progetto che definirà correttamente l’ambito del progetto e proteggerà dallo scorrimento travolgente.
Che cos’è un documento di ambito del progetto?
L’ambito del progetto delinea tutto il lavoro necessario per fornire un progetto. Include le funzioni e le caratteristiche del deliverable finale, nonché tutti i fattori che definiscono il successo del progetto.,
Il documento dell’ambito del progetto, spesso chiamato Statement of work (SOW), registra tutte queste caratteristiche, funzioni e requisiti che le parti interessate si aspettano dal progetto. È la parte del piano di progetto che delinea quale lavoro deve essere fatto per il progetto.
Se qualcosa non è definito nel documento dell’ambito del progetto, viene considerato fuori dall’ambito. Ad esempio, se c’è una nuova funzionalità che si desidera aggiungere, ma non è nell’ambito del documento di lavoro, allora è fuori dall’ambito e la virata come requisito comporterebbe lo scorrimento dell’ambito.,
Perché hai bisogno di un documento di ambito del progetto?
Un passaggio chiave nella gestione dell’ambito è la creazione del documento dell’ambito del progetto. Agisce come un record di ciò che è stato concordato, quindi non c’è confusione in tutto il progetto. Senza questo record, le persone devono fare affidamento sui loro ricordi per ricordare ciò che è stato concordato.
Un documento di ambito del progetto aiuta a proteggere il tuo team da una consegna eccessiva o insufficiente. Senza uno, le funzioni chiave potrebbero essere trascurate o omesse dal progetto. Il cliente potrebbe anche richiedere funzionalità aggiuntive., Senza un documento di ambito del progetto, tu e il tuo team mancherete della documentazione a supporto del fatto che ciò che stanno chiedendo è fuori portata e richiederà più tempo e denaro per incorporarlo.
In definitiva, un documento di ambito del progetto aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa pagina su ciò che verrà e non verrà consegnato come parte del progetto.
Chi scrive un documento di ambito del progetto?
Il project manager è generalmente responsabile della scrittura del documento dell’ambito del progetto., Questo documento richiede il contributo del cliente e di tutti i principali stakeholder, inclusi gli utenti finali, gli sponsor del progetto, gli esperti in materia e altri.
Poiché il documento richiede di riunire le esigenze, i desideri e le visualizzazioni di più gruppi diversi, il project manager è nella posizione migliore per realizzarlo.
Come scrivere un ambito di documento di lavoro
Ecco tre passaggi per scrivere un documento di ambito di progetto:
Passo 1: Crea il tuo modello
Diversi elementi standard dovrebbero essere inclusi in ogni ambito di documento di lavoro., Con la creazione di un modello standard, si risparmia tempo, garantendo al contempo i documenti sono sempre coerenti, e nulla viene perso.
Ecco le sezioni chiave che dovresti includere nel tuo modello:
- Business case: questo è il motivo del progetto e include gli obiettivi finali che speri di raggiungere.
- Project deliverables: Una descrizione di tutti i deliverable(s) che saranno forniti al cliente.
- Criteri di accettazione: Questo è un elenco di criteri che i risultati finali devono soddisfare per consentire al cliente di accettarli.,
- Vincoli: i vincoli sono limitazioni al progetto, come la mancanza di tempo o denaro. Se ti viene richiesto di utilizzare un determinato processo o seguire le linee guida impostate, questi potrebbero essere vincoli.
- Ipotesi: Spesso, all’inizio di un progetto, ci sono ancora molte incognite. Tutto ciò che devi indovinare dovrebbe essere dichiarato qui come ipotesi.
- Esclusioni: Questa sezione copre tutto ciò che si desidera chiarire sono fuori portata e non saranno inclusi nel progetto.,
- Accordo: quindi non c’è dubbio se i tuoi principali stakeholder hanno accettato l’ambito, dovresti farli rivedere e firmare il documento.
Passo 2: Riunisci il tuo team
Il tuo ambito di lavoro documento non dovrebbe mai essere completato in isolamento. Una volta che hai il tuo modello, è il momento di riunire il team di progetto, gli esperti in materia e altre parti interessate per riflettere sui requisiti.
Cerca di includere il maggior numero possibile di dettagli. Non vuoi che le dichiarazioni siano vaghe, o le persone potrebbero interpretarle in modo diverso., Evita di usare gergo e termini che i lettori potrebbero non capire. Se più parti interessate hanno richieste in conflitto, è importante trovare un compromesso adeguato e documentarlo, quindi non ci sono dubbi in seguito.
Passo 3: Finalizzare il documento
Una volta creato il documento, è il momento di inviarlo al cliente per la firma finale. Questo dovrebbe accadere prima di completare il piano di progetto e iniziare a eseguire il progetto. In caso contrario, il team potrebbe iniziare a lavorare solo per scoprire un requisito è sbagliato, e hanno bisogno di ricominciare da capo.,
Una volta firmato il documento, assicurati di archiviarlo in un luogo sicuro e facilmente accessibile nel caso in cui si presentino domande relative all’ambito durante tutto il progetto.
Crea il documento di ambito del progetto perfetto con Wrike
Il software di gestione del progetto di Wrike può aiutarti a creare il documento di ambito del progetto perfetto ogni volta. È possibile creare e archiviare il modello e i documenti di ambito completati direttamente nel software. Quando crei il tuo nuovo documento di lavoro, i membri del team possono lasciare commenti e dare suggerimenti in Wrike., Inoltre, è possibile utilizzare Wrike Proof per inviare la bozza di documento al cliente per la revisione e l’approvazione. Iscriviti ora per la nostra prova gratuita di 14 giorni e scopri come Wrike aiuta a migliorare i tuoi progetti!