savoir écrire un document de portée de projet est une compétence essentielle pour les gestionnaires de projet. Un document de portée de projet peut faire la différence entre un projet réussi et un projet qui est traîné vers le bas par le fluage de la portée.
le glissement de la portée se produit lorsque les exigences de votre projet augmentent lentement tout au long du projet, tandis que le calendrier et le budget ne changent pas pour refléter cette croissance. Selon une enquête menée par PMI (Project Management Institute), plus de la moitié de tous les projets connaissent un glissement de portée.,
Sans document de portée du projet, il est difficile de s’assurer que la portée de votre projet ne gonfle pas, ce qui entraîne une augmentation des dépenses et le risque de délais manqués. Lisez la suite pour découvrir comment rédiger un document de portée de projet qui définira correctement la portée de votre projet et vous protégera contre le fluage écrasant.
qu’est-ce qu’un document de portée de projet?
la portée du projet décrit tous les travaux nécessaires à la réalisation d’un projet. Il comprend les fonctions et les caractéristiques du livrable final, ainsi que tous les facteurs qui définissent le succès du projet.,
le document de portée du projet, souvent appelé énoncé de travail (SOT), enregistre toutes les caractéristiques, fonctions et exigences que les parties prenantes attendent du projet. C’est la partie du plan de projet qui décrit le travail à effectuer pour le projet.
si quelque chose n’est pas défini dans le document de portée du projet, il est considéré hors de portée. Par exemple, s’il y a une nouvelle fonctionnalité que vous souhaitez ajouter, mais qu’elle ne fait pas partie de la portée du document de travail, elle est hors de portée et l’activer en tant qu’exigence entraînerait un glissement de la portée.,
Pourquoi avez-vous besoin d’un document sur la portée du projet?
Une étape clé de la gestion de la portée est la création du document de portée du projet. Il agit comme un enregistrement de ce qui a été convenu, il n’y a donc pas de confusion tout au long du projet. Sans cet enregistrement, les gens doivent compter sur leurs souvenirs pour se souvenir de ce qui a été convenu.
un document sur la portée du projet aide à protéger votre équipe contre la sur – ou la sous-exécution. Sans un, les fonctions clés pourraient être négligées ou omises du projet. Le client peut également demander des fonctionnalités supplémentaires., Sans un document de portée du projet, vous et votre équipe manquerez de documentation pour étayer le fait que ce qu’ils demandent est hors de portée et nécessitera plus de temps et d’argent pour l’incorporer.
en fin de compte, un document sur la portée du projet permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde quant à ce qui sera livré ou non dans le cadre du projet.
qui rédige un document sur la portée du projet?
le chef de projet est généralement responsable de la rédaction du document de portée du projet., Ce document nécessite la contribution du client et de toutes les parties prenantes majeures, y compris les utilisateurs finaux, les promoteurs de projets, les experts en la matière et autres.
étant donné que le document nécessite de réunir les besoins, les désirs et les points de vue de plusieurs groupes Divers, le chef de projet est le mieux placé pour le réaliser.
Comment écrire un cadre de travail de document
Voici trois étapes pour savoir comment rédiger un cahier des charges:
Étape 1: Créer votre template
Plusieurs éléments devraient être inclus dans chaque champ du document de travail., En créant un modèle standard, vous gagnerez du temps tout en vous assurant que vos documents sont toujours cohérents et que rien n’est manqué.
Voici les sections clés que vous devez inclure dans votre modèle:
- analyse de rentabilisation: c’est la raison d’être du projet et inclut les objectifs finaux que vous espérez atteindre.
- livrables du projet: une description de tous les livrables qui seront fournis au client.
- critères D’acceptation: il s’agit d’une liste de critères que les livrables doivent respecter pour que le client les accepte.,
- contraintes: les contraintes sont des limitations sur le projet, comme un manque de temps ou d’argent. Si vous devez utiliser un certain processus ou suivre des directives définies, il peut s’agir de contraintes.
- Hypothèses: Souvent, au début d’un projet, il y a encore de nombreuses inconnues. Tout ce que vous devez deviner doit être énoncé ici comme une hypothèse.
- Exclusions: cette section couvre tout ce que vous voulez clarifier sont hors de portée et ne seront pas inclus dans le projet.,
- accord: il n’y a donc aucun doute quant à savoir si vos principales parties prenantes ont accepté la portée, vous devriez les faire examiner et signer le document.
Étape 2: rassemblez votre équipe
votre document de travail ne doit jamais être complété isolément. Une fois que vous avez votre modèle, il est temps de réunir votre équipe de projet, des experts en la matière et d’autres parties prenantes pour réfléchir aux exigences.
Essayez d’inclure autant de détails que possible. Vous ne voulez pas de déclarations vagues, ou les gens peuvent interpréter différemment., Évitez d’utiliser du jargon et des termes que les lecteurs peuvent ne pas comprendre. Si plusieurs parties prenantes ont des demandes contradictoires, il est important de trouver un compromis approprié et de le documenter, donc il n’y a pas de question plus tard.
Etape 3: Finaliser le document
une Fois que vous avez créé votre document, il est temps de l’envoyer à votre client pour l’approbation finale. Cela devrait se produire avant de terminer votre plan de projet et de commencer à exécuter le projet. Sinon, votre équipe pourrait commencer à travailler uniquement pour découvrir qu’une exigence est erronée et qu’elle doit recommencer.,
Une fois le document signé, assurez-vous de le stocker dans un endroit sécurisé et facilement accessible au cas où des questions liées à la portée se poseraient tout au long du projet.
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