Tietäen kuinka kirjoittaa hankkeen laajuus asiakirja on kriittinen taito projektipäälliköt. Hankkeen laajuus asiakirja voi olla eroa onnistunut projekti, ja yksi, joka saa vetää alas scope creep.
Scope creep on, kun projektin vaatimukset hitaasti laajentaa koko projektin ajan, vaikka aikataulu ja budjetti eivät muutu vastaamaan tämän kasvun. YSV: n (Project Management Institute) tekemän kyselyn mukaan yli puolet hankkeista kokee laajuuden hiipivän.,
Ilman hankkeen laajuus asiakirja, se on haastavaa varmistaa projektin laajuus ei ilmapallo, aiheuttaen kuluja ja riskiä jäi määräaikoja. Lue löytää miten kirjoittaa projektin laajuus asiakirja, joka oikein määrittää projektin laajuus ja suojaa ylivoimainen hiipiä.
mikä on projektin laajuutta koskeva asiakirja?
hankkeen laajuudessa esitetään kaikki hankkeen toteuttamiseen tarvittava työ. Se sisältää lopullisen toteutettavissa olevat toiminnot ja ominaisuudet sekä kaikki tekijät, jotka määrittävät hankkeen onnistumisen.,
hankkeen laajuus asiakirja, jota usein kutsutaan selvitys työn (KYLVÄÄ), tallentaa kaikki nämä ominaisuudet, toiminnot ja vaatimukset, joita sidosryhmät odottavat projektista. Se on se osa hankesuunnitelmaa, jossa hahmotellaan, mitä työtä projektin eteen pitää tehdä.
Jos jokin asia ei ole määritelty hankkeen soveltamisalaa koskevassa asiakirjassa, se katsotaan soveltamisalan ulkopuoliseksi. Esimerkiksi, jos on uusi ominaisuus, jonka haluat lisätä, mutta se ei ole työn laajuuden asiakirja, sitten se on pois toimintatilasta, ja teippaa se kiinni vaatimus johtaisi scope creep.,
miksi tarvitset projektin laajuusasiakirjan?
keskeinen askel soveltamisalan hallinnoinnissa on hankkeen soveltamisalaa koskevan asiakirjan laatiminen. Se toimii kirjauksena siitä, mitä sovittiin, joten koko hankkeessa ei ole epäselvyyttä. Ilman tätä levyä ihmisten täytyy luottaa muistoihinsa muistaakseen, mitä sovittiin.
projektin laajuusasiakirja auttaa suojaamaan tiimiäsi yli – tai alitoimitukselta. Ilman sellaista keskeiset toiminnot voitaisiin jättää huomiotta tai jättää pois projektista. Asiakas voisi myös pyytää lisäominaisuuksia., Ilman hankkeen laajuus asiakirja, sinä ja tiimisi on puutteellinen dokumentointi tukea siitä, että mitä he pyytävät on pois laajuuden ja ei vaadi enemmän aikaa ja rahaa sisällyttää.
Viime kädessä projektin laajuusasiakirja auttaa varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla siitä, mitä projektiin tulee ja mitä ei toimiteta osana.
kuka kirjoittaa projektin laajuusasiakirjan?
projektipäällikkö vastaa yleensä hankkeen soveltamisala-asiakirjan kirjoittamisesta., Tämä asiakirja edellyttää asiakkaan ja kaikkien merkittävien sidosryhmien, kuten loppukäyttäjien, hankkeiden rahoittajien, aiheasiantuntijoiden ja muiden, panosta.
Koska asiakirja vaatii saattamaan yhteen tarpeet, haluaa, ja näkymät useita erilaisia ryhmiä, projektipäällikkö, on parhaat mahdollisuudet saavuttaa se.
Miten kirjoittaa työn laajuus asiakirja
Tässä on kolme vaihetta, miten kirjoittaa hankkeen laajuus-dokumentti:
Askel 1: Luoda malli
Useita vakio-osat olisi sisällytettävä jokaisen työn laajuus asiakirja., Luomalla vakiomallin säästät aikaa varmistaen, että asiakirjasi ovat aina johdonmukaisia, eikä mitään jää huomaamatta.
Tässä ovat tärkeimmät kohdat sinun pitäisi sisällyttää oman mallin.
- Yritysten tapauksessa: Tämä on syy hanke, ja se sisältää vuoden tavoitteita haluat saavuttaa.
- projektitoimitukset: kuvaus kaikista toimitettavista tuotteista, jotka toimitetaan asiakkaalle.
- hyväksymiskriteerit: Tämä on luettelo kriteerit suoritteet on täytettävä, jotta asiakas voi hyväksyä niitä.,
- rajoitteet: rajoitteet ovat projektin rajoitteita, kuten ajan tai rahan puutetta. Jos sinun on käytettävä tiettyä prosessia tai noudatettava asetettuja ohjeita, nämä voivat olla rajoitteita.
- oletukset: usein projektin alussa on vielä paljon tuntemattomia. Kaikki, mitä sinun täytyy arvata, pitäisi mainita tässä Oletuksena.
- poissulkemiset: tämä osio kattaa kaiken, mitä haluat selventää, ovat soveltamisalan ulkopuolella, eikä sitä sisällytetä hankkeeseen.,
- Sopimus: Joten ei ole kysymys siitä, onko keskeisten sidosryhmien kanssa sovittu soveltamisalaan, kannattaa ne tarkistaa ja allekirjoittaa asiakirjan.
Vaihe 2: Kerää joukkue
Oman työn laajuus asiakirja olisi koskaan valmistunut erikseen. Kun sinulla on malli, on aika koota projektiryhmä, asiantuntijat ja muut sidosryhmät ideoida vaatimukset.
yritä sisältää mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Et halua, että lausunnot ovat epämääräisiä, tai ihmiset voivat tulkita niitä eri tavalla., Vältä jargonia ja termejä, joita lukijat eivät välttämättä ymmärrä. Jos useilla sidosryhmillä on ristiriitaisia pyyntöjä, on tärkeää löytää sopiva kompromissi ja dokumentoida se, joten ei ole epäilystäkään myöhemmin.
Vaihe 3: Viimeistele asiakirja
Kun olet luonut asiakirjan, on aika lähettää se asiakkaalle viimeinen merkki pois. Tämän pitäisi tapahtua ennen kuin suoritat projektin suunnitelma ja aloittaa suorittamalla hanke. Muuten tiimisi voisi alkaa työskennellä vain huomatakseen, että vaatimus on väärä, ja heidän täytyy aloittaa alusta.,
kun asiakirja on allekirjoitettu, varmista, että tallennat sen jonnekin turvalliseen ja helposti saavutettavaan paikkaan, jos laajuuteen liittyviä kysymyksiä tulee esiin koko projektin ajan.
Luoda täydellinen hankkeen laajuus asiakirjan Wrike
Wrike on projektinhallinnan ohjelmisto voi auttaa sinua luoda täydellinen hankkeen laajuus asiakirjan joka kerta. Voit luoda ja tallentaa mallin ja täyttyneet scope asiakirjat suoraan ohjelmistoon. Kun luot uuden työn laajuuden asiakirja, tiimin jäsenet voivat jättää kommentteja ja tehdä ehdotuksia Wrike., Lisäksi, voit käyttää Wrike Proof lähettää asiakirjan luonnos asiakkaalle tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Rekisteröidy nyt meidän ilmainen 14 päivän kokeiluversio ja selvittää, miten Wrike auttaa parantamaan projekteja!