– olen varma, että tämä lause on käytetty enemmän kuin Lao Tzu olisi koskaan kuvitellut, mutta se on yksi, joka resonoi kanssamme, kun me puhua asiakkaille toteutettu hanke, portfolio työkalu tukea ja kohottaa heidän projektinhallinnan käytäntöjä. Me osoitamme Zeno.pm paljon ja lähes aina saa positiivista palautetta-mikä on tietysti hienoa!, Mitä löydämme on, että vaikka monet potentiaaliset asiakkaat näkevät, mitä ”suuri” voisi näyttää, niiden on vaikea nähdä, miten he voivat päästä sinne koska määrä organisaatiomuutoksen eri ihmiset, prosessit ja teknologia, joka saattaa olla tarpeen.
tässä blogisarjassa Jaan ajatuksemme siitä, miten matkaamme tällä matkalla. Otan esille muutamia näkökohtia, jotka on käytävä läpi eri vaiheita ja hyödyntää joitakin kokemuksia, joita on saatu hankkeen elämästä ennen ja jälkeen Zeno.pm.,
aloitetaan joitakin perustavanlaatuisia tuloa osaksi investointeja, jotka on tehtävä.
1. Miksi teemme tämän?
muutoksen laajuudesta johtuen sinun täytyy olla hyvin selvillä siitä, miksi haluat tehdä tämän matkan. Tarvitsetko yhden vertailupisteen kaikkiin projekti-ja ohjelmatietoihin? Onko sinulla nyt järjestelmä, mutta sen päivittäminen ei ole mahdollista / liian monimutkaista / liian kallista? Vai pitääkö olla ketterämpi, koska kaikki muut ovat?”…Oli syy mikä tahansa, kuten mikä tahansa sijoitus, on helppo päästä sisään ja vaikeampi tietää milloin sopeutua ja / tai päästä pois., Varmista, että se on selvää, koska se tukee täytäntöönpanostrategiaa ja jatkuvaa käyttöä.
2. Kuka kuluttaa nämä tiedot ja mitä he tarvitsevat tehdä sen kanssa?
jälleen melko perustavanlaatuinen kysymys, vanha sidosryhmäanalyysi pala, mutta silti erittäin tärkeä täytäntöönpanon kannalta. Raportointi raportointi takia,
tehoton, mutta oikea raportteja, laatua koskevat tiedot, standardoituja ulkoasuja ja Kpi/toimenpiteitä käytetään johdonmukaisesti koko PPM-maailman auttaa sidosryhmiä tehdä päätöksiä nopeasti ja tehokkaasti., Loppupään järjestelmät, 3rd party raportointi-ja analytiikkatyökalut saattavat myös kuluttaa keskeisiä PPM-tietoja, joten mieti myös näitä.
3. Mikä rakenne on meille järkevä koko projektimme, ohjelmamme ja portfoliomaisemamme?
mikä on projekti? Miten jakaudumme (tai sisällytämme) tavalliseen toimintaan? Tämä on haastavaa, ja erilaisia määritelmiä, malleja ja hallinnon päällekkäisyyksiä voitaisiin todellakin käyttää moniin kuulemistunteihin. Meillä on tapana neuvoa keskittyen yrittää tunnistaa kaikki toiminta, sen sijaan, mitä joku on kutsunut ”hanke”., Parempi on laaja näkyvyys vaivaa ja kustannuksia valu net laajemmin, kuin mahdollisesti puuttuvia asioita. Etsi löydön aikana kaikki merkittävät muutostoimet. Yritä käyttää joitakin perusasioita näiden testaamiseen: sovittu aloituspäivä, Päättymispäivä, määritellyt tulokset/tuotokset, hyväksytyt talousarviot jne. Kerää tiedot ja jos sinulla on sellainen, työskentele exec / sponsorin kanssa hyväksyäksesi ”luettelon”., Viettää aikaa projektin/ohjelman/portfolio suhteita heti alussa voi säästää paljon muokata ja mahdollisesti harhaanjohtavaa tietoa myöhemmin, varsinkin jos etsit tietoja, jotka lasketaan yhteen jopa ohjelmia ja salkkuja varten analytiikan ja raportoinnin.
4. Mitä organisaatiosi oikeastaan tekee?
projektit ja ohjelmat ovat muutoksen toteuttamisen valvontamekanismeja. Varmista, että käytät aikaa työskennellä business unit reps / leaders varmistaa niiden vaatimukset ovat mukana., Tuntuu itsestään selvältä, mutta näemme usein PMOs luomisesta alkaen ”inside out”, työntää raportoinnin ja suorituskyvyn mittareita, jotka tekevät järkeä projektin teoria-maa, mutta ei ehkä ole paras mahdollinen liiketoiminnan johtajat tekevät päätöksiä, he tarvitsevat. Tarvitset näitä ihmisiä, joten varhainen sisäänosto toteutukseen on ratkaisevan tärkeää tuen varmistamiseksi käyttöönoton aikana ja käynnissä/optimointi.
5. Missä ovat projektitiedot nyt ja missä tilassa se on?
Mitä järjestelmiä, työkaluja, sovelluksia ja ihmisten päät hyödynnetään suorittaa määräajoin hankkeen raportoinnin ja suorituskyvyn analysointi?, Viettämällä aikaa tässä alussa auttaa tunnistamaan ’nuggets’ kypsä, asiaankuuluvat tiedot ja mahdollisesti prosessi/ominaisuus, joka voidaan käyttää uudelleen ja jopa kohotettuna/levittävät. Hankkeiden hallinnoinnissa on kyse erilaisten muuttujien hallinnoinnista; siitä, miten ne muuttuvat ajan mittaan ja vähentävät/vahvistavat yhdessä muiden kanssa. Etsi nämä lähteet ja varmista, että ne vastaavat keskeisiä muuttujia haluat aloittaa seurannan johdonmukaisesti osana PPM täytäntöönpanoa., Projektin tyyppi ja menetelmät ilmoittaa tästä, mutta mielestämme siellä pitäisi olla vähintään jotain tuotos suorituskyky (arvo, välitavoitteet, tulokset), aikaan perustuva suorituskyky (aikataulun noudattaminen, sprintin etenemistä) ja taloudellinen suorituskyky.
6. Kuka käyttää järjestelmää ja mitä he tekevät?
Samanlainen numero 2, mutta eri kuin nyt ajatella niitä ihmisiä, luoda tiedot, jotka on raportoitu ja käytetty tiedottaa päättäjille. Helppo yksinkertaisesti sanoa, että se on projekti / ohjelmapäälliköt, PMO henkilökunta ja analyytikot, mutta älä rajoita sitä tähän., PPM-työkalusi pitäisi kerätä panoksia pk-yrityksiltä, yritysjohtajilta, projektiyhteisöltä ja kaikilta siltä väliltä. Ihanteellista on, että kohteiden omistajat ovat vastuussa niihin liittyvästä projektidatasta. Vaikka esimerkiksi PM voi päivittää tilan, virstanpylväät, sprint progress jne, Anna riskinomistajien päivittää heille osoitetut riskit ja toimet.
7. Mitkä ovat oikeat (realistiset) tavoitteet ja mistä tiedät, milloin olet siellä?
on tärkeää suhtautua realistisesti edistyksen mittaamiseen, ja tämän pitäisi liittyä myös investointisyyteesi., Projektitietojen kerääminen voi olla uskomattoman vaikeaa, sillä ne sijaitsevat usein siiloissa ja liiketoimintayksikkökohtaisissa tietomyymälöissä. Esimerkiksi, jos keskeinen tulos on yhden totuuden lähde kaikille-projektin toimintaa, ensimmäinen tavoite voisi olla mestari luettelo kaikista hankkeista, jotka on määritelty alku/loppu päivämäärät, PM ja yrityksen omistaja. On uskomatonta, miten vaikeaa voi olla saada edes tätä. Toinen voi olla talousarvion liittäminen näihin hankkeisiin. Kolmas: riskit ja ongelmat. Ja niin edelleen., Muista, että kyse on viime kädessä projektisalkun rakentamisesta, jossa tietojen täydellisyys, laatu, johdonmukaisuus ja ymmärrys hankkeiden keskinäisestä riippuvuudesta auttavat päättäjiä näkemään kokonaiskuvan.
minulla ei ole epäilystäkään, sinun on harkita edellä vaihtelevasti, kuitenkin nämä 7 tulot ovat olleet jatkuvasti aloittamista vaiheessa meidän täytäntöönpano pelikirjan ja löydämme toiminnan kautta heitä suuresti lisää mahdollisuuksia onnistuneen ensimmäisen askeleen matka 1000 mailia.,
jos Haluat tietää enemmän tai laajentaa keskustelua, älä minuun yhteyttä suoraan [email protected].