estoy seguro de que esta frase se ha utilizado más de lo que Lao Tzu hubiera imaginado, pero es una que resuena con nosotros cuando hablamos con los clientes sobre la implementación de una herramienta de cartera de proyectos para apoyar y elevar sus prácticas de gestión de proyectos. Nosotros demostramos Zeno.pm mucho y casi siempre recibir comentarios positivos-que es, por supuesto, genial!, Lo que sí encontramos es que, aunque muchos clientes potenciales ven lo que podría ser «genial», tienen dificultades para ver cómo pueden llegar allí dada la cantidad de Cambio organizacional en las personas, los procesos y la tecnología que podrían ser necesarios.
en esta serie de blogs, compartiré nuestras ideas sobre cómo viajar en este viaje. Voy a discutir una serie de consideraciones que se deben trabajar a través de en varias etapas y aprovechar algunas experiencias obtenidas de project life pre y post Zeno.pm.,
comencemos con algunas entradas fundamentales en la inversión que está a punto de realizarse.
1. ¿Por qué estamos haciendo esto?
debido al alcance del cambio involucrado, debe tener muy claro por qué desea emprender este viaje. ¿Necesita un único punto de referencia para todos los datos de proyectos y programas? ¿Tiene un sistema ahora pero actualizarlo no es posible/demasiado complejo/demasiado costoso? ¿O solo necesitas ser más ágil porque todos los demás lo son?»Whatever cualquiera que sea la razón, como cualquier inversión, es fácil entrar y más difícil saber cuándo adaptarse y/o salir., Asegúrese de que sea claro, ya que esto apuntalará la estrategia de implementación y el uso continuo.
2. ¿Quién consumirá estos datos y qué necesitan hacer con ellos?
de nuevo una pregunta bastante fundamental para hacer, la vieja pieza de análisis de stakeholder, pero sin embargo, sigue siendo de vital importancia para su implementación. La elaboración de informes por el bien de la elaboración de informes es
ineficiente, pero los informes correctos, con datos de calidad, diseños estandarizados y KPI/medidas utilizados de manera consistente en todo el mundo de PPM ayudan a las partes interesadas a tomar decisiones de manera rápida y efectiva., Los sistemas descendentes, los informes de terceros y las herramientas de análisis también pueden estar consumiendo datos de PPM principales, así que piense en estos también.
3. ¿Qué estructura tiene sentido para nosotros a lo largo de nuestro proyecto, programa y portafolio?
¿Qué es un proyecto? ¿Cómo dividimos (o incluimos) la actividad comercial como de costumbre? Este es un desafío y, de hecho, se podrían dedicar muchas horas de consultoría a diferentes definiciones, modelos y superposiciones de gobernanza. Tendemos a aconsejar enfocarnos en tratar de identificar toda la actividad en lugar de lo que alguien ha llamado un ‘proyecto’., Es mejor tener una amplia visibilidad del esfuerzo y el costo al lanzar la red de manera más amplia, que perder cosas potencialmente. Durante el descubrimiento, busque todas las actividades de cambio significativas. Intente usar algunos conceptos básicos para probarlos:fecha de inicio acordada, fecha de finalización, resultados/entregables definidos, presupuestos aprobados, etc. Coteje los datos y si tiene uno, trabaje con su ejecutivo/patrocinador para acordar la lista., Pasar tiempo en las relaciones proyecto/programa/cartera desde el principio puede ahorrar mucho trabajo y potencialmente información errónea más adelante, especialmente si está buscando datos que se agregarán a programas y carteras para análisis e informes.
4. ¿Qué es lo que su organización realmente está haciendo?
Los proyectos y programas son mecanismos de control para la implementación del cambio. Asegúrese de pasar tiempo trabajando con representantes/líderes de la unidad de negocio para asegurarse de que sus requisitos estén incluidos., Parece obvio, pero a menudo vemos PMOs creando desde adentro hacia afuera, impulsando informes y medidas de rendimiento que tienen sentido en la teoría de proyectos, pero que pueden no ser óptimas para que los líderes empresariales tomen las decisiones que necesitan. Necesitará a estas personas, por lo que la aceptación temprana de la implementación es fundamental para garantizar el soporte durante la implementación y la ejecución/optimización continua.
5. ¿Dónde están los datos del proyecto ahora y en qué estado están?
¿Qué sistemas, herramientas, aplicaciones y cabezas de personas se utilizan para completar informes periódicos de proyectos y análisis de rendimiento?, Pasar algún tiempo en esto temprano ayuda a identificar «pepitas» de datos maduros y relevantes y potencialmente procesos/capacidades que podrían reutilizarse e incluso elevarse/propagarse. La gestión de proyectos consiste en gestionar una serie de variables; cómo cambian con el tiempo y se reducen/amplifican en combinación con otras. Busque estas fuentes y asegúrese de que se alinean con las variables clave que desea comenzar a rastrear de manera consistente como parte de su implementación de PPM., El tipo de proyecto y la metodología informarán esto, pero en nuestra opinión Debe haber como mínimo algo como rendimiento entregable (valor, hitos, resultados), rendimiento basado en el tiempo (cumplimiento del calendario, progresión de sprint) y rendimiento financiero.
6. ¿Quiénes usarán el sistema y qué harán?
Similar al número 2, pero diferente, ya que ahora estamos pensando en aquellas personas que crean los datos que se informarán y utilizarán para informar a los tomadores de decisiones. Es fácil decir simplemente que son los gerentes de proyectos/programas, el personal de PMO y los analistas, pero no lo limite a esto., Su herramienta de PPM debe obtener aportes de Pymes, líderes empresariales,la Comunidad del proyecto y cualquier otro medio. Idealmente, busque que los propietarios de los elementos sean responsables de los datos del proyecto asociados con ellos. Por ejemplo, si bien el PM puede actualizar el estado, los hitos, El Progreso del sprint, etc., permita que los propietarios de riesgos actualicen los riesgos y las acciones que se les asignen.
7. ¿Cuáles son los objetivos correctos (realistas) y cómo sabrás cuando estés allí?
es importante ser realista acerca de medir el progreso y esto también debe estar vinculado a su justificación de inversión., Puede ser increíblemente difícil recopilar toda la información del proyecto, ya que a menudo reside en silos y almacenes de información específicos de la unidad de negocio. Por ejemplo, si un resultado clave es una única fuente de verdad para todas las actividades del proyecto, el primer objetivo podría ser una lista maestra de todos los proyectos, fechas de inicio/finalización definidas, un PM y un propietario de negocio. Es increíble lo difícil que puede ser conseguir incluso esto. El segundo puede ser asociar un presupuesto a estos proyectos. El tercero; riesgos y problemas. Y así sucesivamente., Recuerde que, en última instancia, se trata de construir una cartera de proyectos, donde la integridad de los datos, la calidad, la coherencia y la comprensión de la interdependencia entre los proyectos ayudarán a los tomadores de decisiones a ver el panorama general.
no tengo ninguna duda de que habrá considerado lo anterior en diversos grados, sin embargo, estas 7 entradas han sido una constante en la fase de iniciación de nuestro libro de jugadas de implementación y encontramos que trabajar a través de ellas aumenta en gran medida Las posibilidades de un primer paso exitoso en el viaje de 1000 millas.,
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