saber cómo escribir un documento de alcance de proyecto es una habilidad crítica para los gerentes de proyecto. Un documento de alcance de proyecto puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que se arrastra hacia abajo por el arrastre de alcance.
scope fluencia es cuando los requisitos de su proyecto se expanden lentamente a lo largo del proyecto, mientras que el calendario y el presupuesto no cambian para reflejar este crecimiento. Según una encuesta realizada por el PMI (Instituto de gestión de proyectos), más de la mitad de todos los proyectos experimentan fluencia de alcance.,
sin un documento de alcance del proyecto, es difícil asegurarse de que el alcance de su proyecto no se dispare, lo que provoca un aumento de los gastos y el riesgo de incumplimiento de plazos. Siga leyendo para descubrir cómo escribir un documento de alcance de proyecto que defina correctamente el alcance de su proyecto y lo proteja contra el deslizamiento abrumador.
¿qué es un documento de alcance del proyecto?
el alcance del proyecto describe todo el trabajo requerido para entregar un proyecto. Incluye las funciones y características del producto final, así como cualquier factor que defina el éxito del proyecto.,
el documento de alcance del proyecto, a menudo llamado declaración de trabajo (SOW), registra todas estas características, funciones y requisitos que las partes interesadas esperan del proyecto. Es la parte del plan del proyecto que describe el trabajo que debe hacerse para el proyecto.
si algo no está definido en el documento de alcance del proyecto, entonces se considera fuera de alcance. Por ejemplo, si hay una nueva característica que desea agregar, pero no está en el alcance del documento de trabajo, entonces está fuera de alcance, y agregarlo como un requisito resultaría en un deslizamiento del alcance.,
¿por qué necesita un documento de alcance del proyecto?
Un paso clave en la gestión del alcance es la creación del documento de alcance del proyecto. Actúa como un registro de lo acordado, por lo que no hay confusión a lo largo del proyecto. Sin este registro, la gente tiene que confiar en sus recuerdos para recordar lo que se acordó.
un documento de alcance del proyecto ayuda a proteger a su equipo de la entrega excesiva o insuficiente. Sin una, las funciones clave podrían pasarse por alto u omitirse del proyecto. El cliente también podría solicitar características adicionales., Sin un documento de alcance del proyecto, usted y su equipo carecerán de la documentación para respaldar el hecho de que lo que están pidiendo está fuera del alcance y requerirá más tiempo y dinero para incorporarlo.
en última instancia, un documento de alcance del proyecto ayuda a garantizar que todos estén en la misma página sobre lo que se entregará y lo que no se entregará como parte del proyecto.
¿quién escribe un documento de alcance del proyecto?
El gerente de proyecto es generalmente responsable de escribir el documento de alcance del proyecto., Este documento requiere la aportación del cliente y de las principales partes interesadas, incluidos los usuarios finales, los patrocinadores del proyecto, los expertos en la materia y otros.
dado que el documento requiere reunir las necesidades, deseos y puntos de vista de múltiples grupos diversos, el gerente de proyecto está en la mejor posición para lograrlo.
Cómo escribir un documento de alcance de trabajo
Aquí hay tres pasos para cómo escribir un documento de alcance de proyecto:
Paso 1: Cree su plantilla
varios elementos estándar deben incluirse en cada documento de alcance de trabajo., Al crear una plantilla estándar, ahorrará tiempo y se asegurará de que sus documentos siempre sean coherentes y no se pierda nada.
estas son las secciones clave que debe incluir en su plantilla:
- Business case: esta es la razón del proyecto e incluye los objetivos finales Que espera lograr.
- entregables del proyecto: una descripción de todos los entregables que se proporcionarán al cliente.
- Criterios de aceptación: esta es una lista de criterios que los entregables deben cumplir para que el cliente los acepte.,
- restricciones: las restricciones son limitaciones en el proyecto, como la falta de tiempo o dinero. Si se le requiere usar un proceso determinado o seguir pautas establecidas, estas pueden ser restricciones.
- suposiciones: a menudo, al comienzo de un proyecto, todavía hay muchas incógnitas. Cualquier cosa que tengas que adivinar debe ser declarado aquí como una suposición.
- exclusiones: esta sección cubre cualquier cosa que desee aclarar que está fuera de alcance y no se incluirá en el proyecto.,
- Acuerdo: así que no hay duda de si sus principales partes interesadas aceptaron el alcance, debe hacer que revisen y firmen el documento.
Paso 2: reúna a su equipo
su Documento de alcance de trabajo nunca debe completarse de forma aislada. Una vez que tenga su plantilla, es hora de reunir a su equipo de proyecto, expertos en la materia y otras partes interesadas para intercambiar ideas sobre los requisitos.
trate de incluir tanto detalle como sea posible. Usted no quiere que ninguna declaración sea vaga, o la gente puede interpretarlas de manera diferente., Evite usar jerga y términos que los lectores pueden no entender. Si varias partes interesadas tienen solicitudes contradictorias, es importante encontrar un compromiso adecuado y documentarlo, por lo que no hay duda más adelante.
Paso 3: finalizar el documento
Una vez que haya creado su documento, es hora de enviarlo a su cliente para la firma final. Esto debería suceder antes de completar el plan del proyecto y comenzar a ejecutarlo. De lo contrario, su equipo podría comenzar a trabajar solo para descubrir que un requisito es incorrecto, y necesitan comenzar de nuevo.,
una vez firmado el documento, asegúrese de almacenarlo en un lugar seguro y de fácil acceso en caso de que surjan preguntas relacionadas con el alcance a lo largo del proyecto.
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