ich bin sicher, dieser Satz, der verwendet wurde, mehr als Lao Tzu hätte jemals gedacht, aber es ist eine, die in Resonanz mit uns, wenn wir sprechen Kunden über die Implementierung eines Projekt-portfolio-Instrument zur Unterstützung und Hebung Ihrer Projekt-management-Praktiken. Wir demonstrieren Zeno.pm viel und fast immer positives Feedback erhalten – was natürlich toll ist!, Was wir finden, ist, dass, obwohl viele potenzielle Kunden sehen, wie „großartig“ aussehen könnte, sie Schwierigkeiten haben zu sehen, wie sie dorthin gelangen können, angesichts der organisatorischen Veränderungen zwischen Menschen, Prozessen und Technologien, die erforderlich sein könnten.
In dieser Reihe von Blogs werde ich unsere Gedanken teilen, wie diese Reise zu reisen. Ich werde eine Reihe von Überlegungen besprechen, die in verschiedenen Phasen bearbeitet werden sollten, und auf einige Erfahrungen aus dem Projektleben vor und nach dem Projekt zurückgreifen Zeno.pm.,
Beginnen wir mit einigen grundlegenden Eingaben in die Investition, die gerade getätigt wird.
1. Warum machen wir das?
Aufgrund des Umfangs der Veränderungen müssen Sie sehr klar sein, warum Sie diese Reise unternehmen möchten. Benötigen Sie einen einzigen Bezugspunkt für alle Projekt-und Programmdaten? Haben Sie jetzt ein System, aber ein Upgrade ist nicht möglich/zu komplex / zu teuer? Oder müssen Sie nur agiler sein, weil alle anderen es sind?’… Was auch immer der Grund ist, wie jede Investition, es ist leicht zu bekommen in und schwieriger zu wissen, Wann zu ändern und/oder raus., Stellen Sie sicher, dass dies klar ist, da dies die Implementierungsstrategie und den laufenden Einsatz untermauern wird.
2. Wer wird diese Daten verbrauchen und was müssen sie damit tun?
Wieder eine ziemlich grundlegende Frage, die alte Stakeholder-Analyse, aber dennoch von entscheidender Bedeutung für Ihre Implementierung. Die Berichterstattung für die Berichterstattung Willen ist
ineffizient, sondern die richtigen Berichte, die sich mit der Qualität von Daten, die standardisierte layouts und KPIs/Kennzahlen einheitlich PPM Welt helfen, Akteure, Entscheidungen schnell und effektiv., Downstream-Systeme, Reporting-und Analysetools von Drittanbietern verbrauchen möglicherweise auch PPM-Kerndaten, denken Sie also auch darüber nach.
3. Welche Struktur macht für uns in unserer Projekt -, Programm-und Portfoliolandschaft Sinn?
Was ist ein Projekt? Wie teilen wir Business as usual Aktivitäten auf (oder schließen Sie ein)? Dies ist eine Herausforderung und in der Tat könnten viele Beratungsstunden für verschiedene Definitionen, Modelle und Governance-Overlays aufgewendet werden. Wir neigen dazu, uns darauf zu konzentrieren, alle Aktivitäten zu identifizieren, und nicht darauf, was jemand als „Projekt“ bezeichnet hat., Besser, eine breite Sichtbarkeit von Aufwand und Kosten zu haben, indem das Netz breiter geworfen wird, als potenziell fehlende Dinge. Suchen Sie während der Entdeckung nach allen wichtigen Änderungsaktivitäten. Versuchen Sie, einige Grundlagen zu verwenden, um diese zu testen: vereinbartes Startdatum, Enddatum, definierte Ergebnisse/Ergebnisse, genehmigte Budgets usw. Sammeln Sie die Daten und wenn Sie eine haben, arbeiten Sie mit Ihrem Exec/Sponsor zusammen, um der Liste zuzustimmen., Wenn Sie gleich zu Beginn Zeit mit den Projekt – /Programm – /Portfoliobeziehungen verbringen, können Sie später viel Nacharbeit und möglicherweise falsche Informationen sparen, insbesondere wenn Sie sich Daten ansehen, die zu Programmen und Portfolios für Analysen und Berichte zusammengefasst werden.
4. Was ist Ihre Organisation eigentlich im Geschäft zu tun?
Projekte und Programme sind Kontrollmechanismen für die Umsetzung von Veränderungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit mit Geschäftsbereichsvertretern/Führungskräften verbringen, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen enthalten sind., Scheint offensichtlich, aber wir sehen oft, dass PMOs von innen nach außen entstehen und Berichts-und Leistungsmaßnahmen vorantreiben, die im projekttheoretischen Land sinnvoll sind, für Führungskräfte jedoch möglicherweise nicht optimal sind, um die Entscheidungen zu treffen, die sie treffen müssen. Sie benötigen diese Personen, daher ist ein frühes Buy-In für die Implementierung von entscheidender Bedeutung, um den Support während des Rollouts und der laufenden Ausführung/Optimierung sicherzustellen.
5. Wo sind die Projektdaten jetzt und in welchem Zustand befindet sie sich?
Welche Systeme, Werkzeuge, Anwendungen und Personenköpfe werden verwendet, um regelmäßige Projektberichte und Leistungsanalysen durchzuführen?, Einige Zeit damit zu verbringen, hilft dabei, „Nuggets“ ausgereifter, relevanter Daten und potenzieller Prozesse/Fähigkeiten zu identifizieren, die wiederverwendet und sogar erhöht/verbreitet werden könnten. Bei der Verwaltung von Projekten geht es darum, eine Reihe von Variablen zu verwalten.wie sie sich im Laufe der Zeit ändern und in Kombination mit anderen reduzieren/verstärken. Suchen Sie nach diesen Quellen und stellen Sie sicher, dass sie mit den Schlüsselvariablen übereinstimmen, die Sie im Rahmen Ihrer PPM-Implementierung konsistent verfolgen möchten., Projekttyp und Methodik werden dies informieren, aber unserer Ansicht nach sollte es mindestens so etwas wie lieferbare Leistung (Wert, Meilensteine, Ergebnisse), zeitbasierte Leistung (Einhaltung des Zeitplans, Sprintfortschritt) und finanzielle Leistung geben.
6. Wer wird das System nutzen und was werden sie tun?
Ähnlich wie Nummer 2, aber anders, da wir jetzt darüber nachdenken, welche Personen die Daten erstellen, über die berichtet und Entscheidungsträger informiert werden. Einfach zu sagen, dass es die Projekt – /Programmmanager, PMO-Mitarbeiter und Analysten sind, aber beschränken Sie sich nicht darauf., Ihr PPM-Tool sollte Beiträge von KMU, Führungskräften, der Projektgemeinschaft und dazwischen enthalten. Versuchen Sie idealerweise, Eigentümer von Elementen zu haben, die für die ihnen zugeordneten Projektdaten verantwortlich sind. Während der PM beispielsweise den Status, die Meilensteine, den Sprintfortschritt usw. aktualisieren kann, sollten Risikobesitzer die ihnen zugewiesenen Risiken und Aktionen aktualisieren.
7. Was sind die richtigen (realistischen) Ziele und woher wissen Sie, wann Sie dort sind?
Es ist wichtig, realistisch in Bezug auf die Messung des Fortschritts zu sein, und dies sollte auch mit Ihrer Anlagestrategie zusammenhängen., Es kann unglaublich schwierig sein, alle Projektinformationen zu sammeln, da sie sich häufig in Silos und geschäftsspezifischen Informationsspeichern befinden. Wenn beispielsweise ein Schlüsselergebnis eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Projektaktivitäten ist, kann das erste Ziel eine Masterliste aller Projekte, definierte Start – /Enddaten, eine PM und ein Geschäftsinhaber sein. Es ist erstaunlich, wie schwierig es sein kann, auch das zu bekommen. Die zweite kann darin bestehen, diesen Projekten ein Budget zuzuordnen. Die dritte; Risiken und Probleme. Und so weiter., Denken Sie daran, dass es letztendlich darum geht, ein PROJEKTPORTFOLIO aufzubauen, in dem Daten Vollständigkeit, Qualität, Konsistenz und ein Verständnis der Interdependenz zwischen Projekten Entscheidungsträgern helfen, das Gesamtbild zu sehen.
Ich habe keinen Zweifel, dass Sie das Obige in unterschiedlichem Maße berücksichtigt haben, aber diese 7 Eingaben waren eine Konstante in der Initiationsphase unseres Implementierungs-Playbooks und wir finden, dass die Arbeit durch sie die Chancen auf einen erfolgreichen ersten Schritt auf der Reise von 1000 Meilen erheblich erhöht.,
Um mehr zu erfahren oder die Diskussion zu erweitern, kontaktieren Sie mich direkt unter [email protected].