at vide, hvordan man skriver et projektomfang dokument er en kritisk færdighed for projektledere. Et projektomfang dokument kan være forskellen mellem et vellykket projekt og et, der bliver trukket ned af scope creep.
Scope creep er, når dit projekts krav langsomt udvides gennem hele projektet, mens tidsplanen og budgettet ikke ændres for at afspejle denne vækst. Ifølge en undersøgelse foretaget af PMI (Project Management Institute) oplever over halvdelen af alle projekter rækkevidde.,
uden et projektomfang dokument er det udfordrende at sikre, at dit projekts omfang ikke ballonerer, hvilket medfører øgede udgifter og risikoen for ubesvarede frister. Læs videre for at finde ud af, hvordan du skriver et projektomfang dokument, der korrekt definerer dit projektomfang og beskytter mod overvældende kryb.
Hvad er et projektomfang dokument?
projektomfanget beskriver alt det arbejde, der kræves for at levere et projekt. Det omfatter de funktioner og funktioner i den endelige leverbare, samt eventuelle faktorer, der definerer projektets succes.,
projektomfang dokumentet, ofte kaldet en erklæring om arbejde (so.), registrerer alle disse funktioner, funktioner og krav, som interessenter forventer af projektet. Det er den del af projektplanen, der beskriver, hvad der skal gøres for projektet.
hvis noget ikke er defineret i projektomfang-dokumentet, betragtes det som uden for rækkevidde. For eksempel, hvis der er en ny funktion, du vil tilføje, men det er ikke inden for rammerne af arbejdsdokumentet, så er det uden for rækkevidde, og at klæbe det på som et krav ville resultere i rækkevidde.,
Hvorfor har du brug for et projektomfang dokument?
et vigtigt trin i scope management er oprettelsen af project scope-dokumentet. Det fungerer som en fortegnelse over, hvad der blev aftalt, så der er ingen forvirring i hele projektet. Uden denne rekord er folk nødt til at stole på deres minder for at huske, hvad der blev aftalt. et projektomfang dokument hjælper med at beskytte dit team mod over-eller underlevering. Uden en kunne Nøglefunktioner overses eller udelades fra projektet. Kunden kan også bede om yderligere funktioner., Uden et projektomfang dokument vil du og dit team mangle dokumentationen til at understøtte det faktum, at det, de beder om, er uden for rækkevidde og vil kræve mere tid og penge at indarbejde. i sidste ende hjælper et projektomfang dokument med at sikre, at alle er på samme side om, hvad der vil og ikke vil blive leveret som en del af projektet.
Hvem skriver et projektomfang dokument?
projektlederen er generelt ansvarlig for at skrive projektomfang dokumentet., Dette dokument kræver input fra kunden og eventuelle større interessenter, herunder slutbrugere, projekt sponsorer, emne eksperter, og andre. da dokumentet kræver at samle behov, ønsker og synspunkter fra flere forskellige grupper, er projektlederen i den bedste position til at udføre det.
hvordan man skriver et omfang af arbejdsdokument
Her er tre trin til, hvordan man skriver et projektomfang dokument:
Trin 1: Opret din skabelon
flere standardelementer skal inkluderes i hvert omfang af arbejdsdokument., Ved at oprette en standardskabelon sparer du dig selv tid, mens du sikrer, at dine dokumenter altid er konsistente, og intet går glip af.
Her er de vigtigste sektioner, du skal medtage i din skabelon:
- Business case: dette er grunden til projektet og inkluderer de slutmål, du håber at nå.
- projektleverancer: en beskrivelse af alle leverancer, der leveres til kunden.
- acceptkriterier: dette er en liste over kriterier, som leverancerne skal opfylde for at kunden kan acceptere dem., begrænsninger: begrænsninger er begrænsninger for projektet, såsom mangel på tid eller penge. Hvis du er forpligtet til at bruge en bestemt proces eller følge sæt retningslinjer, kan disse være begrænsninger.
- antagelser: ofte er der i begyndelsen af et projekt stadig mange ukendte. Alt, hvad du skal gætte på, skal angives her som en antagelse. undtagelser: dette afsnit dækker alt, hvad du vil afklare, er uden for rækkevidde og vil ikke blive inkluderet i projektet.,
- aftale: så der er ingen tvivl om, hvorvidt dine vigtigste interessenter er enige om omfanget, skal du få dem til at gennemgå og underskrive dokumentet.
Trin 2: Saml dit team
dit arbejdsomfang dokument bør aldrig udfyldes isoleret. Når du har din skabelon, er det tid til at samle dit projektteam, emneeksperter og andre interessenter for at brainstorme krav.
prøv at inkludere så mange detaljer som muligt. Du ønsker ikke, at nogen udsagn skal være vage, eller folk kan fortolke dem anderledes., Undgå at bruge jargon og udtryk, som læserne måske ikke forstår. Hvis flere interessenter har modstridende anmodninger, er det vigtigt at finde et passende kompromis og dokumentere det, så der er ingen tvivl senere.
Trin 3: færdiggør dokumentet
Når du har oprettet dit dokument, er det tid til at sende det til din kunde for den endelige afmelding. Dette skal ske, før du afslutter din projektplan og begynder at udføre projektet. Ellers, dit team kunne begynde at arbejde kun for at opdage et krav er forkert, og de har brug for at starte forfra.,
når dokumentet er underskrevet, skal du sørge for at gemme det et sted sikkert og let tilgængeligt, hvis omfangsrelaterede spørgsmål kommer op i hele projektet.
Opret det perfekte projektomfang dokument med withrike
ririkes projektstyringssoft .are kan hjælpe dig med at oprette det perfekte projektomfang dokument hver gang. Du kan oprette og gemme din skabelon og udfyldte scope-dokumenter direkte i Soft .aren. Når du opretter dit nye omfang af arbejdsdokument, kan teammedlemmer efterlade kommentarer og fremsætte forslag iririke., Derudover kan du bruge Proofrike Proof til at sende udkastet til dokument til din kunde til gennemgang og godkendelse. Tilmeld dig nu til vores gratis 14-dages prøveperiode og find ud af, Hvordanririke hjælper med at forbedre dine projekter!