jeg er sikker på, at denne sætning er blevet brugt mere end Lao Tzu ville have forestillet sig, men det er en, der giver genlyd med os, når vi taler med kunderne om at gennemføre et projekt portefølje værktøj til at støtte og løfte deres project management praksis. Vi demonstrerer Zeno.pm meget og modtager næsten altid positiv feedback-hvilket selvfølgelig er fantastisk!, Hvad vi finder er, at selv om mange potentielle kunder ser, hvordan’ Store ‘ kunne se ud, kæmper de for at se, hvordan de kan komme dertil i betragtning af mængden af organisatoriske ændringer på tværs af mennesker, processer og teknologi, der måtte være nødvendige.
i denne serie af blogs deler jeg vores tanker om, hvordan man rejser denne rejse. Jeg vil diskutere en række af de overvejelser, der skal arbejdes igennem på forskellige stadier og trække på nogle erfaringer fra project life pre og post Zeno.pm.,
lad os starte med nogle grundlæggende input til den investering, der er ved at blive foretaget.
1. Hvorfor gør vi det her?
På grund af omfanget af ændringer, der er involveret, skal du være meget klar over, hvorfor du vil gennemføre denne rejse. Har du brug for et enkelt referencepunkt for alle projekt-og programdata? Har du et system nu, men opgradering er det ikke muligt/for kompliceret / for dyrt? Eller skal du bare være mere adræt, fordi alle andre er?’…Uanset årsagen, som enhver investering, er det let at komme ind og sværere at vide, hvornår man skal justere og / eller komme ud., Sørg for, at det er klart, da dette vil understøtte implementeringsstrategien og løbende brug.
2. Hvem vil forbruge disse data, og hvad skal de gøre med det?
igen et ret grundlæggende spørgsmål at stille, det gamle interessentanalysestykke, men ikke desto mindre stadig meget vigtigt for din implementering. Rapportering for rapporterings skyld er
ineffektiv, men de rigtige rapporter med kvalitetsdata, standardiserede layouts og KPI ‘ er / mål, der anvendes konsekvent på tværs af PPM-verdenen, hjælper interessenter med at træffe beslutninger hurtigt og effektivt., Do .nstream-systemer, 3.parts rapporterings-og analyseværktøjer kan også forbruge core PPM-data, så tænk også på disse.
3. Hvilken struktur giver mening for os på tværs af vores projekt -, program-og porteføljelandskab?
Hvad er et projekt? Hvordan deler vi (eller inkluderer) forretning som sædvanlig aktivitet? Denne er udfordrende, og mange Konsulenttimer kunne faktisk bruges på forskellige definitioner, modeller og styringsoverlejringer. Vi har en tendens til at rådgive med fokus på at forsøge at identificere al aktivitet snarere end hvad nogen har kaldt et ‘projekt’., Bedre at have bred synlighed af indsats og omkostninger ved at kaste nettet mere bredt end potentielt manglende ting. Under opdagelsen skal du kigge efter alle væsentlige ændringsaktiviteter. Prøv at bruge nogle grundlæggende til at teste disse: aftalt startdato, slutdato, definerede resultater/leverancer, godkendte budgetter osv. Saml dataene, og hvis du har en, skal du arbejde med din e .ec/sponsor for at blive enige om ‘listen’., At bruge tid på projektet/programmer/portefølje relationer lige i starten kan spare en masse omarbejde og potentielt mis-information senere, især hvis du kigger på data, som vil blive samlet op på programmer og porteføljer for analytics og rapportering.
4. Hvad er din organisation egentlig i gang med at gøre?
projekter og programmer er kontrolmekanismer til gennemførelse af ændringer. Sørg for, at du bruger tid på at arbejde med forretningsenhedens repræsentanter/ledere for at sikre, at deres krav er inkluderet., Synes indlysende, men vi ser ofte PMO ‘er skabe fra’ inside out’, skubbe rapporterings-og præstationsmål, der giver mening i projektteori land, men kan ikke være optimale for virksomhedsledere at træffe de beslutninger, de har brug for. Du har brug for disse mennesker, så tidlig buy-in til implementeringen er afgørende for at sikre support under udrulningen og løbende kørsel/optimering.
5. Hvor er projektdataene nu, og hvilken tilstand er de i?
hvilke systemer, værktøjer, applikationer og folks hoveder bruges til at gennemføre periodisk projektrapportering og præstationsanalyse?, At bruge lidt tid på dette tidligt hjælper med at identificere ‘nuggets’ af modne, relevante data og potentielt proces/kapacitet, der kunne genbruges og endda løftes/formeres. Håndtering af projekter handler om at styre en række variabler; hvordan de ændrer sig over tid og reducerer/forstærker i kombination med andre. Se efter disse kilder, og sørg for, at de stemmer overens med de vigtigste variabler, du vil begynde at spore konsekvent som en del af din ppm-implementering., Projekttype og metode vil informere dette, men efter vores mening bør der være mindst noget som leverbar ydeevne (værdi, milepæle, resultater), tidsbaseret ydeevne (tidsplan overholdelse, sprint progression) og finansielle resultater.
6. Hvem vil bruge systemet, og hvad vil de gøre?
ligner nummer 2, men anderledes, da vi nu tænker på de mennesker, der opretter de data, der vil blive rapporteret om og brugt til at informere beslutningstagere. Let at sige, at det er projekt / programledere, PMO-Personale og analytikere, men begræns det ikke til dette., Dit ppm-værktøj skal trække input fra SMV ‘ er, virksomhedsledere, projektsamfundet og enhver derimellem. Ideelt set forsøge at have ejere af elementer, der er ansvarlige for de projektdata, der er forbundet med dem. For eksempel, mens PM kan opdatere status, milepæle, sprint fremskridt osv, Lad risiko ejere opdatere de risici og handlinger, der er tildelt dem.
7. Hvad er de rigtige (realistiske) mål, og hvordan vil du vide, hvornår du er der?
det er vigtigt at være realistisk om at måle fremskridt, og dette bør også være knyttet til din investering begrundelse., Det kan være utroligt svært at samle alle projektoplysninger, da det ofte ligger i siloer og forretningsenhedsspecifikke informationsbutikker. For eksempel, hvis et centralt resultat er en enkelt kilde til sandhed for al projektaktivitet, kan det første mål være en masterliste over alle projekter, definerede start/slutdatoer, en PM og en virksomhedsejer. Det er utroligt, hvor svært det kan være at få lige dette. Det andet kan være at knytte et budget til disse projekter. Den tredje; risici og problemer. Og så videre., Husk, at dette i sidste ende handler om at opbygge en projektportefølje, hvor datas fuldstændighed, kvalitet, konsistens og en forståelse af den indbyrdes afhængighed mellem projekter, vil hjælpe beslutningstagere med at se det større billede.
jeg er ikke i tvivl om du har overvejet ovenstående varierende grader af, imidlertid, at disse 7 indgange har været en konstant i indledningen fase af gennemførelsen af playbook, og finder vi arbejder igennem dem, i høj grad øger chancerne for en vellykket første skridt på en rejse 1000 km.,
for at finde ud af mere eller udvide diskussionen, skal du kontakte mig direkte på [email protected].